Proje Paydaş Yönetimi aşağıdaki süreçlerden oluşmaktadır.
Paydaşları Belirleme
Paydaş Yönetimi Planlaması
Paydaş Katılımını Yönetme
Paydaş Katılımını Kontrol Etme.
Paydaşları Belirleme
Projenin başlatılma aşamasında tüm proje paydaşları belirlenmeli, bir paydaş analizi yapmalı ve bir paydaş kaydı (kütüğü) oluşturmalısınız.
Proje paydaşları, projeye aktif olarak dahil olan veya projenin yürütülmesi sırasında veya projenin tamamlanmasından sonra elde edilecek çıktılardan çıkarları olumlu veya olumsuz olarak etkilenebilecek birey ve kuruluşlardır. Paydaşların proje ve sonuçları üzerinde etkili oldukça önemli olabilir.
Paydaş Analizi, “paydaşların ihtiyaçlarının, isteklerinin ve beklentilerinin ihtiyaçlara dönüştürülmesini sağlamak” için kullanılan bir süreçtir.
Paydaş belirleme süreci aşağıdaki hususları içermelidir:
Projede verilecek bir kararı, bir aktiviteyi veya projenin sonucunu etkileyebilecek veya bundan etkilenebilecek tüm kişi, grup veya kuruluşların belirlenmesi,
Paydaş beklentilerinin ve projeye olan ilgisinin ve potansiyel etkilerinin analiz edilmesi,
Her bir paydaşın çeşitli durum ve olaylara nasıl tepki vereceğinin değerlendirilmesi.
Paydaş Matrisi: Paydaş matrisi, paydaş analizi için kullanılan bir araçtır. Proje yöneticileri, paydaşları proje üzerindeki etki ve etki düzeylerine göre bir şebekede konumlandırır. Etkili bir paydaş analizi matrisi, aşağıdaki üç hususu tüm paydaşlar için dikkate almalıdır:
Projeye Olan İlgileri
Projeye Olan Etkileri
Proje İçin Önemleri
Bu nedenle, paydaş analizi matrisi, her bir kişinin (veya grubun) değişime olan ilgisini listelemeli, çıkarların nerede kesiştiğini belirlemeli, etki düzeylerini kabul etmeli ve yeni gelişmeler veya değişikliklerde kimin daha çok katkısı olacağını belirlemelidir.
Paydaşları Belirlemede Zorluklar
Birçok proje yöneticisi tüm potansiyel paydaşları belirleyemez ve sonuç olarak ortaya çıkan sorunları ele almak için hazırlıksız olabilir.
Günümüzün sanal ortamında, tüm paydaşlar ofiste gözle görülür şekilde bulunmayabilir, bu da onların belirlenmesini ve katılımını daha zor hale getirir. Bazıları aslında başka bir ofiste veya evlerinin konforlu rahatlığında uzaktan çalışıyor olabilir. Bu nedenle, hemen veya kolayca tespit edilemeyen paydaşları da unutmayın. Ve nerede çalıştıklarına veya nasıl giyindiklerine bakılmaksızın, görünmez paydaşlar potansiyel olarak projenizin sonucunu etkileyebilir.
Paydaş Yönetimi Planlaması
Paydaş Yönetimi Planlaması, paydaşları proje kararlarına ve uygulamasına etkin bir şekilde dahil etmek için uygun yönetim stratejilerinin geliştirilmesini içerir. Aynı zamanda beklentilerini yönetmek ve ortaya çıkabilecek herhangi bir direnç sorunuyla başa çıkmak için stratejiler tasarlamayı da içerir.
Paydaş Katılımını Yönetin
Paydaşların Katılımının Yönetilmesi, proje kararlarına ve faaliyetlerine uygun katılımı teşvik etmeyi, ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak için paydaşlarla sürekli diyaloğa girmeyi ve ortaya çıktıkça paydaş ihtiyaçlarını ele almayı içerir.
Paydaşlar uygun şekilde yönetilmezse, çıkartabilecekleri sorunlar hızlı ve ustalıkla ele alınmazsa projenin hedeflerini ve / veya nihai başarısını tehdit edecek çeşitli sorunlar ortaya çıkabilir.
Paydaş Katılımını Kontrol Edin
Paydaş Katılımını Kontrol, genel proje paydaş ilişkilerinin izlenmesini ve projenin yaşam döngüsü boyunca paydaşları dahil etmek için strateji ve planların ayarlanmasını içerir.
FABE PROJE YÖNETİMİ
