Paydaş yönetimi, önemli bir disiplindir. Çoğu projelerin başarı ile tamamlanabilmesine yardımcı olur.
Başarılı bir paydaş yönetimi gerçekleştirebilmenin doğuracağı faydalar şunlardır:
En güçlü paydaşlar, projenin erken safhalarında belirlenebilir ve girdileri, daha sonra projeyi şekillendirmek için planlamada kullanılabilir; güçlü paydaş desteği sağlar ve üretilen çıktıların kalitesini artırır.
Daha güçlü paydaşların desteği, katılımın daha fazla kaynak kazanmasına yardımcı olacak ve böylece başarılı olma olasılığını artıracaktır.
Paydaşlarla erken ve sık iletişim kurmak, proje ekibinin, planlama sürecinde projeyi tam ve eksiksiz olarak değerlendirebilmelerini sağlayabilir; bu, gerektiğinde proje ekibini daha aktif bir şekilde destekleyebilecekleri anlamına da gelir.
Proje ekibi, raporlamalara verilecek olası tepkileri daha etkili bir şekilde tahmin edebilir ve herhangi bir olumsuz tepkiden kaçınırken veya bunları ele alırken pozitif tepkiden yararlanmak için gerekli eylemleri plana dahil edebilir.
Proje ekibi, paydaşlar arasında çelişen veya rekabet halindeki hedefleri erkenden belirleyebilir ve bunlardan kaynaklanan sorunları çözmek için bir strateji geliştirebilir.
PAYDAŞ YÖNETİMİNE YAKLAŞIM
Paydaş analizi, katılımdaki kilit oyuncuları belirlemek için kullanılmalı ve ayrıca her aşamada güncellenmelidir; Proje Değişiklik Yönetimine doğru ilerlerken farklı paydaşlar ortaya çıkabilir.
Karmaşık projelerin yönetilmesi, sadece proje geliştirme süreci açısından değil, aynı zamanda etkileşim içine gireceği çok sayıda paydaş anlaşması açısından da son derece zordur.
PAYDAŞ YÖNETİMİ SÜRECİNDEKİ ADIMLAR
Paydaşları Belirleme
İlk görev, ana proje paydaşlarının kimler olduğu konusunda beyin fırtınası yapmaktır. Bunun bir parçası olarak, bundan etkilenen, üzerinde etkisi veya gücü olan ya da başarılı veya başarısız sonucuyla ilgilenen tüm insanları düşünün. Bu grup, üst düzey yöneticileri, proje organizasyon rollerini, müşteri organizasyon rollerini, sistem geliştiricileri, ortakları, tedarikçileri, BT operasyonlarını, müşterileri vb. içerebilir.
Paydaş belirlerken, tanımlama temeli olarak bir organizasyonun resmi yapısına çok yoğun bir şekilde odaklanma tehlikesi vardır. Gayri resmi paydaş grupları, resmi olanlar kadar güçlü ve etkili olabilir. Çoğu birey, birden fazla paydaş grubuna ait olacaktır ve bu gruplar belirli olayların bir sonucu olarak ortaya çıkma eğilimindedir.
Kurumsal Mimari projesinden kimlerin etkilendiğine bakın:
Bu değişimden kim kazanır ve kim kaybeder?
Süreçlerin değişim yönetimini kim kontrol ediyor?
Yeni sistemleri kim tasarlar?
Kararları kim verecek?
BT sistemlerini kim sağlar ve neyi satın alacağına kim karar verir?
Kaynakları kim kontrol ediyor?
Projenin ihtiyaç duyduğu uzmanlık becerilerine kimler sahip?
Kimin etkisi var?
Özellikle influencer’ların belirlenmesi gerekiyor. Bunlar, önemli toplantılara ve komitelere katılacak, şirkette neler olup bittiğini bilecek, meslektaşları ve üstleri tarafından değer görecek ve herhangi bir resmi iktidar konumunda olmayacak kişiliklerdir.
Paydaş ister bir alt organizasyon ister insan/insanlar olsun, nihayetinde proje ekibinin insanlarla iletişim kurması gerekecektir. Resmi olarak tanımlanması gereken, organizasyon içindeki doğru paydaşlardır.
FABE PROJE YÖNETİMİ
