Bir iş akışı yönetimi sistemi önemli midir? Peki, aşağıdaki soruları lütfen kendinize sorarak başlayınız:
Gününüzün ne kadarı toplantılarda geçiyor?
Peki ya e-posta gelen kutunuzda?
Veya tarayıcınızda sekmeden sekmeye mi atlıyorsunuz?
Dürüst olun – şu anda bilgisayarınızda çok fazla açık sekmeniz var.
Gerçek şu ki, çoğumuz her iş gününde bir ton zaman harcıyoruz. Araştırmalar, ortalama bir çalışanın günde 56 kez kesintiye uğradığını ve bu dikkat dağıtıcı şeylerden kurtulmak için günde iki saate eşdeğer bir zaman harcadığını ortaya çıkardı. Bu dikkate değer ve önemli bir süredir.
Pek çok çözüm, bu dikkat dağıtıcı şeyleri yönetmenize yardımcı olmaya odaklanmıştır. Ancak bu verimsizliğin büyük çoğunluğu, daha iyi iş akışları oluşturularak, yani bir “iş akışı yönetimi sistemi” oluşturularak, gerçekleşmeden önce ele alınabilir.
Bu iki bölümlük makalede
İş Akışı Yönetimi Nedir?
İş Akışı Yönetim Yazılımının Temel Parçaları
Bir İş Akışı Yönetim Sistemi İş Süreçlerinizi Nasıl İyileştirebilir?
İş Akışı Yönetimi Üzerine Düşünceler
İş Akışı Yönetimi Nedir?
Sorularına cevap vermeye çalışacağız. Bu soruları cevaplamak için önce iş akışlarını anlamanız gerekir. İş akışı, tekrarlanan bir görevi tamamlamanızın bir yoludur. Kulağa basit geliyor, değil mi?
İş akışları genellikle basit olmaktan uzaktır. Bir sürecin A’dan Z’ye hareket etmesiyle tipik olarak çok doğrusal olduğu durumlarda, iş akışları daha dinamik olma eğilimindedir. Genellikle birçok ileri geri, dallanma yolları ve birçok farklı araç ve ekip içerirler.
Bu karmaşıklık, tam olarak iş akışı yönetiminin ele almaya çalıştığı şeydir. İş akışlarınızın haritasını çıkarmayı, onları izlemeyi ve ardından genellikle entegrasyon ve otomasyon yoluyla optimize etmeyi içerir.
İş akışı yönetimi döngüseldir, yani iş akışını her düzene koyduğunuzda, onu yeniden eşlersiniz ve bir sonraki optimizasyonunuza kadar tekrar izlemeye başlarsınız. Bu, sürekli iyileştirme için çabalamakla ilgilidir.
Manuel olarak yapılabilse de yeni bir iş akışı yönetimi yazılımı kategorisi ortaya çıktı.
Bunlar klasik, doğrusal iş süreci yönetimi (BPM) araçlarınız değil. Yazılım, dinamik iş akışı yönetimini basit ve erişilebilir kılmak içindir.
Bir İş Akışı Yönetim Sisteminin Temel Parçaları
1. Tasarım
Özel iş akışlarınızı optimize etmek için, bir akış şemasında olduğu gibi, bunların haritasını çıkarabilmeniz ve görselleştirebilmeniz gerekir. Bu, kendilerini daha az parçalanmış hissetmelerine yardımcı olur ve iş akışınızın farklı aşamalarının belirli bir araç veya ekipte sıralanmamasını sağlar. İdeal olarak, bu işlevsellik, sürükle ve bırak kadar basit olacaktır.
2. Entegrasyon
Sonrası entegrasyon. İş akışı sisteminiz, temel çalışma araçlarınız arasında var olan boşlukları kapatarak, onları birlikte çalışabilir hale getirmeli ve aralarındaki bilgilerin sorunsuz bir şekilde akmasına izin vermelidir. Belge yönetimi, işbirliği araçları, kaynak yönetimi araçları, zaman izleme araçları ve diğer araçlar arasında köprü olabilir.
3. Kimlik
Listede üçüncü unsur kimliktir. İş akışınıza dahil olan kişiler kimlerdir?
Sürekli olarak araçlar arasında geçiş yapıyor, hesaplarda oturum açıp kapatıyor, tanıtıcıları ve parolaları hatırlamakta zorlanıyorlar mı?
İyi bir iş akışı yönetim sistemi, ekibinizin üyelerinin farklı çalışma araçları arasında bile tek bir kimliği kolayca yönetmesine yardımcı olur.
4. Analitik
Son olarak, analitik hususu var. Optimizasyon çabalarınızın işe yarayıp yaramadığını nasıl anlarsınız? Çoğumuzun bireysel araçlar tarafından sağlanan analizlere baktığı yerde, bir iş akışı yönetimi çözümü iş akışı düzeyinde performansa bakmalıdır.
Bu izleme, iş akışı var olduğu sürece insanların nasıl çalıştığına dair daha derin bilgiler sağlayacaktır.
Etkili bir iş akışı aracı, bu öğelerin dördünü de içermelidir. Ancak belirtildiği gibi, manuel olarak bir iş akışı yönetim sistemi oluşturmayı da deneyebilirsiniz.
Bu çok uygulamalı, zaman yoğun bir çalışma olacaktır. İş akışlarını uçtan uca takip etmeniz, belirli projeleri ve görevleri ilerledikçe takip etmeniz ve ardından potansiyel optimizasyonları belirlemeye ve uygulamaya çalışmanız gerekir.
Manuel yoldan giderseniz, tüm rolü işletmenizdeki iş akışı yönetimine ayırmanız uygun bir yaklaşım olacaktır.
“Haftaya Devam Edecek”…
FABE PROJE
