Teknolojik bir ürün üreten bir kuruluşta çalışıyorsanız, teknoloji ekibinizde “proje yöneticisi” unvanına sahip birinin olma ihtimali oldukça yüksektir. Bu kişi, aşina olmadığınız kısaltmaları kullanarak ve kulağa yabancı bir dil gibi gelen teknik terimlerle rahatça konuşurken, tüm yaptıklarının İK’daki rolünüzle pek ilgisi yokmuş gibi görünebilir. Ama bir İK uzmanı olarak yanılıyorsunuz diyebiliriz. Çünkü işte size her insan kaynakları uzmanının karşılaşabileceği bir proje yönetimi terimi: risk azaltma.
Sonuçta tüm proje yöneticilerinin yaptığı budur. Yeni bir fikir oluşturmaktan planlama yapmaya, yeni bir şeyler yaratmaya, işleri yürütmeye ve kullanıma sunmaya kadar tüm süreci yöneterek projelerin yürütülmesi sırasında riskleri azaltmaya çalışırlar. Ve bu, harika bir İK ekibinin yaptığı şeylere de oldukça benzer. Kuruluştaki herkesin başarılı ve mutlu bir kariyer elde edebilmeleri için hazırlanmasını sağlamak için kurumdaki insan kaynakları ile ilgili riskleri azaltmaya çalışırlar.
Örneğin işletmenizin büyümesine yardımcı olacak ve işlerin daha kolay yürütülmesini sağlayacak bir İK yazılımı ihtiyacındaysanız değişik öneriler bulabileceğiniz Ürün Seçim ve Değerlendirme Yol Haritamıza bir göz atalım. İşte İK takımlarının proje yönetimi uzmanlarından öğrenebileceği birkaç ders.
1. İşe ihtiyaçlarla başlayın
İyi ve tecrübeli proje yöneticileri işlerine bir ihtiyaçla başlarlar. Müşteriler ne istiyor, ne arıyor ve bu ihtiyacı karşılayabilecek hangi ürünü/sistemi yaratabiliriz? Kırılan nedir ve ne kadar çabuk onarılması gerekir?
İK ekibi aynı yöntemi kullanarak üç aylık hedeflerini daha başarılı bir şekilde planlayabilir. Ortaya konan bir gereksinim nedeniyle proje veya fikirleri hemen uygulamak yerine, gerçek ihtiyaçları arayın. Kurum çalışanları ile işyerinde karşılaştıkları en büyük zorlukları öğrenmek için düzenli olarak anketler yapın, ardından çözümü planlamaya başlayın. Üstlendiğiniz projelerin daha başarılı olduğunu ve doğru niyetle yanlış şeylere daha az boşa zaman harcandığını göreceksiniz.
2. Yetkilendirme yapın
Proje yöneticileri bir projenin başarısının belki de en önemli tarafı olsalar da aslında projenin herhangi bir bileşenini kendi başlarına ortaya çıkarmazlar. Bunun yerine, bu işler için en iyi kişileri bir araya getirir, görevleri dağıtır ve ardından tamamlanmasını yönetirler.
Değişen iş dünyamızda, İK departmanları bu yöntemden çok şey öğrenebilir. 2019 senesinde yapılan bir çalışmada, İK yöneticilerinin yüzde elli biri, departmanlarının iş yüklerini sürdürecek yeterli kadroya sahip olmadığını söyledi. Geçmişte, İK departmanlarının dikkatini asıl önceliklerinden uzaklaştıran görevler arasında yönetim kurulu üyeleriyle ilişkileri yönetmek, yasal ihtiyaçlara yanıtları planlamak ve kurumsal sosyal sorumluluk planlarını yönetmek gibi iletişim görevleri vardı.
Bunların hepsi kesinlikle olması gereken çabalardır, ancak bir kişi (veya hatta bir takım) tüm işlerin ancak bir miktarını iyi yapabilir. Delegasyon işte bu noktada devreye girer. Takım üyelerinizin, İK için en kritik olan ihtiyaçlara ve üstün oldukları şeylere odaklanacak şekilde hazırlandığından emin olun ve ardından işin geri kalanını devredin.
3. Yapı oluşturun
Proje takımlarının başarılı olmak için bir yapıya ihtiyacı vardır ve proje yöneticilerinin yaptığı şey de budur. Düzenli aralıklarla kilometre taşları, toplantılar ve raporlama yaparlar. Bu beklentiler, herkesin yolunda ilerlemesine yardımcı olur ve risklerle karşılaşıldığında da fark edilmesini kolaylaştırır.
Proje paydaşlarının tümü proje yapısından ve net beklentilerden faydalanır. Bunlar olmadan performans hedeflerine ulaşmak zordur. Çalışanların başarılı olabilmeleri için, beklentilerinin ilk günlerinden itibaren net bir şekilde belirlenmesi ve bir yönetici ile düzenli olarak kontrol edilmeleri gerekir. İK söz konusu olduğunda, uygulama yapısı çeşitli şekillerde gerçekleşebilir – açık iş tanımları, resmi performans inceleme süreçleri vb.
4. Katılım sağlayın
Başarılı proje yönetimi, sponsorlardan veya üst düzey yöneticilerden güçlü bir desteğe ihtiyaç duyar. İK faaliyetlerinde de aynı yaklaşımdan faydalanabilir – ister yeni bir temel değerler dizisi sunsun ister yeni bir maaş bordrosu süreci başlatsın, çabalarınız tepeden destek olmadan büyük olasılıkla başarısız olma riski ile karşı karşıyadır. Karar verme sürecinize kurumsal liderliği de dahil edin veya daha iyisi, İK’nın üst yönetim takım masasında bir sandalyeye sahip olmasını sağlamaya çalışın.
5. Doğru teknolojiye yatırım yapın
Birçok proje yöneticisi, işlerini yapmak için bir proje yönetimi yazılımı kullanır. Ancak, araştırmalar gösteriyor ki şaşırtıcı bir şekilde yüzde kırk dördü bunu yapmıyor. Ancak böyle bir aracı kullananlar, daha iyi iletişim, daha kaliteli çıktılar, zaman çizelgesi ve bütçeye daha iyi uyma ve sonuçta daha yüksek müşteri memnuniyeti ile karşılaşırlar.
Doğru yazılım aracı olmadan büyük projelere liderlik etmek, imkânsız değilse bile çok güç olacaktır. Ve bu söylediğimiz sadece proje yönetiminde geçerli değil. günümüzde çoğu profesyonel, bir teknoloji çözümünden büyük ölçüde yararlanabilir. İK”nın da durumu farklı değildir. Piyasada, çeşitli İK yazılım ihtiyaçlarını karşılayan onlarca araç vardır – fayda yönetiminden performans incelemelerine, işe alım takibine, çalışanların tanınmasına ve daha fazlasına kadar her şey. Piyasada bu kadar çok çözüm varken, iş akışınızı gerçekten geliştirenleri seçmek önemlidir. Aksi takdirde, kulağa harika gelen ancak uymayan bir araç için zaman ve para harcayabilirsiniz.
FABE PROJE YÖNETİMİ
