Proje yönetimi özünde riskleri azaltmak ve öngörülebilirliği sürdürmekle ilgilidir. Hangi proje yönetimi stratejilerini kullanırsanız kullanın, ilk öncelikli göreviniz projenin planlandığı gibi gittiğinden emin olmaktır. Bunu sağlamanın bir yolu da yaygın proje yönetimi hatalarından kaçınmaktır. Bu hatalar en iyi planlanmış projelerde bile oluşabilir ve projenin başarısını etkileyebilir.
Aşağıda, bu tür beş proje yönetimi hatasını ve bunları çözmek için neler yapabileceğinizi vurgulayacağız.
1.NET PROJE HEDEFLERİ BELİRLEMEMEK
Pek çok projenin net hedefleri olmadığına şaşıracaksınız. Paydaşların akıllarında istenen bir sonuç olabilir, ancak ulaşmak istedikleri belirli hedefi veya bunu ölçmek için KPI’yi tam olarak belirleyemezler. Bu, en dikkatlice planlanmış projeleri bile rayından çıkarabilecek yaygın bir proje yönetimi hatasıdır. Aslında, “yetersiz vizyon veya hedef”, proje başarısızlığının dördüncü en büyük nedenidir.
Zayıf hedef belirleme genellikle paydaşlar arasında projenin yönü veya başarı kriterleri hakkında fikir birliği olmadığında gerçekleşir. Gereksinimlerdeki bir değişiklik veya planlanmamış bir risk de projelerin belirsiz hedeflere sahip olmasına neden olabilir.
Projeleriniz için daha net hedefler belirlemenin birkaç yolu vardır:
•Tüm hedeflerin SMART kriterlerini karşıladığından emin olun, yani bunlar Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamanında olmalıdır.
•Başlangıçta projenin gidişatı konusunda paydaşlar arasında fikir birliği oluşturun.
•Hedefleri değerlendirmek ve yeniden ayarlamak için geçmiş kayıtları kullanın. Geçmişte benzer projeleri yönettiyseniz, mevcut hedeflerin yönetilebilir mi yoksa gerçekçi mi olduğunu kontrol etmek için verilerini kullanın.
•Ekip üyelerini hedef belirlemeye dahil edin. Araştırmalar, işbirliğine dayalı hedef belirlemenin ekibinizin daha ilgili ve memnun hissetmesine yardımcı olabileceğini gösteriyor.
2. TAKIM SEÇİMİ SIRASINDA KİŞİLİKLERE ODAKLANMAMAK
Proje ekibinizin her üyesinin iki rolü vardır
• Becerilerine dayalı işlevsel bir rol
• Kişiliğine dayalı psikolojik bir rol
En iyi takımlar sadece doğru beceri karışımına sahip değildir; aynı zamanda doğru kişilik karışımına da sahipler.
Sonuçta, ekip üyeleriniz birbirleriyle anlaşamazlarsa, becerilerinden bağımsız olarak, iyi bir işbirliği yapmalarını bekleyemezsiniz.
Deneyimli yöneticiler, kişilik odaklı ekip modellerine zaten aşina olabilir. Bu modeller, ekip üyelerini kişiliklerine, değerlerine ve enerji düzeylerine göre farklı rollere ayırır.
Bu nedenle, ekip üyeleri aşağıdaki gibi farklı rollere sahip olabilir:
• Paydaş ilişkilerini yönetmek (ilişki odaklı dışa dönükler için).
• Sonuçları değerlendirmek, en iyi uygulamaları takip etmek ve projeyi yolunda tutmak (objektif, süreç odaklı insanlar için).
• Ekibi motive etmek ve daha iyi performans göstermeleri için onları zorlamak (yüksek enerjili, risk alan insanlar için).
Kişilik ve beceri seçimi, çalışanlarınızın yalnızca birey olarak değil, ekip olarak iyi performans göstermesini sağlar.
3. GEREKLİ VERİLERİN RAPOR EDİLMEMESİ
Bu çok sık olur: Karmaşık bir proje bir engelle karşılaşır ve paydaşları şaşırtarak yakalar. Çoğu durumda, paydaşlar zamanında uyarılmış olsaydı sorun önlenebilirdi.
Bu proje yönetimi hatası genellikle yetersiz raporlamanın sonucudur. Yöneticiler bazen proje raporları oluşturmayı sıradan bir görev olarak görürler ve gerekli tüm bilgileri buna dahil edemezler. Sonuç, bilgisiz paydaşlar ve gecikmiş projelerdir.
Etkili bir proje durum raporu aşağıdaki bileşenlere sahip olmalıdır:
• Mevcut ve tahmini bitiş tarihleri ile birlikte mevcut, yaklaşan ve yakın zamanda tamamlanan kilometre taşlarının bir listesi.
• Açık sorunların ve risklerin bir listesi ve kısa bir değişiklik geçmişi.
• Paydaşların dikkatini gerektiren yüksek öncelikli konuların bir listesi ve bunları azaltmak için eylem adımları listesi.
Paydaşları göz önünde bulundurarak durum raporunu oluşturun. Mümkün olduğunca kısa tutun – birkaç sayfa fazlasıyla yeterli olmalıdır. Mümkün olan her yerde görselleştirmeyi kullanın. Sorunlara öncelik vermek için Yeşil-Sarı-Kırmızı renk düzeni gibi çerçeveleri kullanın.
4. PROJE EKİBİYLE DÜZENLİ OLARAK GİRİŞ YAPMAMA
Düzenli kontroller, proje ekibinizde bir sorumluluk duygusu yaratır. Herkese onların performansına baktığınızı söyler. Ayrıca onlara müsait ve meşgul olduğunuzu ve bir sorun varsa, size bir çözüm için başvurabileceklerini söyler.
Aslında, 1.100 çalışanın katıldığı bir anket, en etkili yöneticilerin ekip üyeleriyle düzenli olarak check-in yaptığını ortaya çıkardı. Sıklıktan çok, check-in tutarlılığı daha önemlidir. Günlük, haftalık veya aylık check-in yapabilirsiniz, ancak bu tutarlı ve öngörülebilir bir şekilde gerçekleşmelidir. Size uygun bir periyod belirledikten sonra, bunu projenin yaşam döngüsü boyunca koruduğunuzdan emin olun.
5. KAPSAM DEĞİŞİKLİĞİNİ PROAKTİF OLARAK YÖNETMEMEK
Kapsam değişikliği “yeni bir ürüne, gereksinimlere veya yetkilendirilmemiş çalışmaya (yani, üzerinde anlaşılan kapsamın ötesinde) ek özellikler veya işlevler eklemek” olarak tanımlanır.
Çoğu proje yöneticisi buna aşinadır. Bir müşteri, projenin çıktılarında küçük bir değişiklik ister. Müşteriyi mutlu etmek istiyorsun. Siz farkına varmadan, “küçük değişiklik” projenin hedeflerinde tam bir değişime yol açar.
Bu durum, genellikle projenin kapsamı konusunda fikir birliği olmadığında gerçekleşir. Paydaşların ve yöneticilerin farklı beklentileri varsa, taraflardan biri diğerine fazla soru sorabilir (veya fazla ücret alabilir).
Bunun önlenmesi, proaktif değişiklik yönetimi gerektirir. Her değişiklik talebini yakından takip etmeniz ve paydaşları aynı konuda uyarmanız gerekir.
Bunu daha iyi yönetmek için bazı taktikler şunlardır:
• Proje ekibinizi dahil edin: Herhangi bir değişiklik talebi olduğunda, proje ekibinizi dahil edin. Onlara isteğin ne kadar kapsam dışı olduğunu sorun -% 10,% 50 veya% 100? Talep oldukça kapsam dahilindeyse, ilişkinin iyiliği için yerine getirin.
• Kapsam değişikliklerini reddetmeden önce tartışın: Bir değişiklik talebini kapsam dışı olduğu için reddetmek yerine, talebi müşteriyle tartışın. Talebin neden kapsam dışı olduğuna ve talebin işlenmesinin kaç saat süreceğine dair açıklamalar sunun. Reddetme için makul açıklamalarınız olduğu sürece çoğu müşteri anlayacaktır.
• Alternatifler sunun: Bir değişiklik talebini her reddettiğinizde, müşteriye bazı alternatifler sunun. Bunlar üçüncü taraf yükleniciler, yazılım çözümleri veya hatta proje bütçesinin genişletilmesi olabilir.
• Değişiklikleri izleyin: Son olarak, mevcut ve tamamlanmış değişiklik taleplerini takip edin. Müşterilerin projenin kapsamının ne kadar dışına çıktığını bilmeleri için bunları durum raporlarınıza ekleyin. Yeni bir talep geldiğinde, bir reddi veya bütçe artışını gerekçelendirmek için değişiklik geçmişine bakabilirsiniz.
Proje yönetimi zor bir bilimdir. Dikkatli planlama, proaktif müşteri yönetimi ve kaynakların akıllıca kullanılmasını gerektirir. Hangi proje yönetimi araçlarını kullanırsanız kullanın, bu proje yönetimi hatalarını yapmak kolaydır. Bu listeye bir göz atın ve projenizin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayın.
FABE PROJE YÖNETİMİ
Yorum Yazın