Yaptığınız planınızın gereksiz proje başarısızlığının kaynağı olmasına asla izin vermeyin. Bu makalede proje planlama hatalarına karşı çözümler bulacaksınız.
Ama işte kaçınılması gereken en önemli planlama hatası. Ne yaparsanız yapın, planlamanın zorluklarını planlamamak için bir sebep olarak görmeyin. Planlama, başarının en önemli sırlarından biridir, bu nedenle tüm bunlar kulağa biraz rahatsız edici geliyorsa, şunu unutmayın: En büyük proje planlama hatası, plan yapmamaktır.
KÖTÜ PROJE BAŞLANGICI
Bir proje başlangıç toplantısı yapmaya değer mi? Pek çok proje, net bir başlangıç noktası olmadan eyleme geçer. Herkes ne yaptığını bilir; açık, değil mi?
Her zaman değil.
Proje başlamadan önce kimin hangi konuşmalara katıldığını unutma eğilimi var. Bu mücevheri, özellikle zorlu bir projenin sonunda konuşan bir proje ekibi üyesinden duyabilirsiniz: Ne yapmam gerektiğinden asla tam olarak emin değildim. Proje ekibindeki herkesin proje hedefi, amaçları ve hedefleri konusunda net olması önemlidir.
Tüm ekip üyelerinin bireysel rolleri, sorumlulukları, kilit proje kilometre taşları ve son tarihler konusunda net olması gerekir. Projedeki rollerinin herhangi bir yönünden emin değillerse veya projenin hangi işte sunacakları konusunda soru sorma fırsatına ihtiyaçları var. Bir proje başlangıç toplantısı, projenin doğru bir şekilde başlatılması için çok değerlidir. Projede geçireceğiniz en önemli zaman bu olabilir.
YETERSİZ GEREKSİNİMLERİN TOPLANMASI
Pek çok proje, ihtiyaçların en bariz başlık listesiyle başlar, ancak daha sonra müşterilerin ihtiyaçları net bir şekilde anlaşılamadığını bulmak için. Çoğu zaman, gereksinimler, çıkmazlar veya taleplerde ek açıklama olmadan mantıklı olmayan boşluklar vardır.Bu sorunu önlemenin bir yolu, bir gereklilik bildirimi yazmaktır. Bu belge, projenin gereksinimlerine yönelik bir kılavuzdur. Gereksinimler beyanınızı oluşturduktan sonra, müşterinin ve diğer paydaşların bu beyana kaydolmasını sağlayın ve teslim etmeyi kabul ettiğiniz şeyin bu olduğunu anlayın.
AÇIK HEDEF VE BAŞARI ÖLÇÜTLERİNİN EKSİKLİĞİ
Birçok proje başarısızlığının nedeni, yetersiz planlama veya uygun becerilerin eksikliği değildir. Başarıyı veya başarısızlığı tanımlayacak net bir hedefin ve önlemlerin yokluğu oldukça basittir.
Proje hedefinizi düşünürken, size yardımcı olması için DUMB (yapılabilir, anlaşılabilir, yönetilebilir ve faydalı) kısaltmasını kullanın. Yaptığınız şeyi neden yaptığınızı uzun uzun düşünün.
Müşterinizden proje için başarı ölçütlerini belirlemenize yardımcı olmasını isteyin.
GEREKEN ZAMAN VE BÜTÇEYİ KÜÇÜMSEME
Projem için ne kadar zamana ve bütçeye ihtiyacım var? Cevap, varsayımlara veya tahminlere dayalı basit bir tahsis meselesi değildir.
Ne kadar yeterli?
En başından itibaren yeterli kaynağa sahip olarak doğru adımda bir projeye başlayın. Benzer projeler üzerinde çalışan insanlardan uzman tavsiyesi alın. Proje için makul tahminlere ulaşmak için aşağıdan yukarıya bir bütçe yaklaşımı kullanın. Rakamların kafadan atılmasından daima kaçının.
PAYDAŞLAR VE PROJE EKİBİ İLE YETERSİZ İLETİŞİM
Bir projedeki insanların düzgün bir şekilde iletişim kuramaması ve ardından iletişim eksikliğinden kaynaklanan hataların suçunu kapınıza atması son derece can sıkıcı olabilir. Projedeki herkesi kararlar, istisnalar, değişiklikler, ekip yapıları vb. hakkında bilgilendirmezseniz, yanlışlıkla hata yaptıklarında şaşıramazsınız.
Paydaşlarınız ve proje ekibinizle iletişim kuramamanın hiçbir mazereti yok. İletişim bir projenin can damarıdır, bu nedenle tüm iletişim kanallarını açık tutun. Herkesi en son proje durumu, riskler, sorunlar ve gelişmelerden haberdar edin. Yön değişikliği varsa, bunu açıkça iletin.
PROJE KAPSAMINI YÖNETEMEME
Proje başarısızlığının ve çatışmasının yaygın bir nedeni kapsam değişikliğidir. Büyük bir projeyi yürüten bir proje yöneticisi ile yakın zamanda yapılan bir görüşmede, kapsam konusu gündeme geldi. Projenin altı ay içinde kapsam üzerinde anlaşmaya varılmadığını, bu yüzden cevabının açık bir evet olması gerektiğini söyledi. Proje kapsamının ne içerdiğini kimse bilmiyordu.
Herhangi bir projenin başlangıcında, proje yöneticisinin proje kapsamının kararlaştırılması ve esas alınması konusunda ısrar etmesi gerekir. Proje yöneticisi, kapsam değişikliği taleplerini ele almak için bir süreç başlatmalıdır. Süreç, değişikliği bütçe ve program üzerindeki etkiyi değerlendirmek için bir dizi kriteri takip etmelidir. Değişikliğin proje üzerindeki etkisi, onay için Proje Kuruluna sunulmalıdır. Değişikliğin çok az etkisinin olduğu bazı durumlarda, proje yöneticisi bunu onaylama yetkisine sahip olabilir.
HER ŞEYİ KENDİNİZ YAPMAK (EKİBİNİZİN KATKISINI GÖRMEZDEN GELMEK)
Proje yöneticilerinin bir güç yolculuğuna çıkmaları ve ekiplerinden fikir ve önerileri caydırmaları asla iyi bir fikir değildir. Ekip üyeleri, projeyi etkileyebilecek zorluklar, riskler ve konularla en çok temas halinde olan kişilerdir.
Önerilerini ve tavsiyelerini görmezden gelmek, projedeki zorluklara veya en kötü durumda başarısızlığa katkıda bulunabilir. Ekip planlama oturumları, ekibinizi meşgul etmenin ve bir projenin başarısında onlara pay vermenin harika bir yoludur.
İnsanların fikirlerini ve önerilerini reddeden bir proje yöneticisiyle çalışıyorum çünkü o projenin her yönüne yaklaşmanın en iyi yolunu bildiğini düşünüyor. Ekibindeki insanlar sessiz kalmayı öğrendi.
Sonuç olarak, ekibin projenin başarısında bir payı yoktur. Kendilerine söyleneni yapıyorlar, daha fazlasını değil. Projenin mutlaka başarısız olmasına neden olmayacak, ancak proje yöneticisi kendini gereksiz bir riske attı.
PROJE EKİBİNİN MİKRO YÖNETİMİ
Projelerdeki diğer bir yaygın çatışma nedeni, ekiplerini mikro yöneten proje yöneticileridir. Tüm ekip üyeleri, projeye getirdikleri beceriler ve uzmanlık için ekipte olduklarına inanırlar. Kendilerini sorumlu, değerli ve güçlendirilmiş hissetmek isterler.
Bu insanları mikro düzeyde yönetmek güveni yok eder ve güven ve motivasyon eksikliğine yol açabilir.
Ne kadar zor gelirse gelsin, dizginleri bırakmak proje ekibinizin refahı için çok önemlidir. İnsanları bırakıp güvenmek zor olabilir. Ancak, bu güven neredeyse her zaman geri ödenir.
YAZILIMIN SORUNLARINIZI ÇÖZMESİNİ BEKLEMEK
Uzman proje yönetimi yazılımı, proje planlamasından görev ve zaman yönetimine, ekip işbirliği ve raporlamaya kadar her konuda yardımcı olabilir. Bugünün araçları kaygan, hızlı ve uygun maliyetli. Hesap çizelgeleri gibi birçok yaygın ofis yazılımı, bütçeleri kontrol etmeye, riski değerlendirmeye ve kapsamı yönetmeye yardımcı olmak için kullanılabilir. Proje yönetimi yazılımı bir araçtır ve kendi başına projenizdeki sorunları çözmez. Sorunlar yazılım değil insanlar tarafından çözülür. Projenizi dönüştüreceğine ve son zamanlarda bazı pazarlama tanıtımlarında okuduğum gibi, bunun “projeleri yönetmeyi kolaylaştırdığına” inanan bir yazılım satın almayın. Yazılım, sorunları sizin için çözmenize değil, çözmenize yardımcı olmak için var.
BİR İŞLEMİ TAKİP ETMEMEK
Proje yaklaşımınız ne olacak? Pek çok proje bir tantanayla ve büyük bir iyimserlikle başlar, ancak takılıp kalınır ve aylarca ve yıllarca teslimat yapılmadan mücadele edilir. İnsanların çok çalışmaması değil. Öyleler, ancak izlenecek net bir süreçleri yok, bitiş çizgisine ne kadar var olduğunu bilmiyorlar.
Neyin yapılması gerektiğini, hangi sırayla yapılacağını ve yol boyunca önemli kilometre taşlarını bilmek önemlidir. En iyi süreçler basit tutulanlardır. Anlaşılması kolaydır ve net adımları ve sonuçları vardır.
Herkes bitiş çizgisine ne kadar uzakta olduğunu bilir.
FABE PROJE YÖNETİMİ
Yaptığınız planınızın gereksiz proje başarısızlığının kaynağı olmasına asla izin vermeyin. Bu makalede proje planlama hatalarına karşı çözümler bulacaksınız.
Ama işte kaçınılması gereken en önemli planlama hatası. Ne yaparsanız yapın, planlamanın zorluklarını planlamamak için bir sebep olarak görmeyin. Planlama, başarının en önemli sırlarından biridir, bu nedenle tüm bunlar kulağa biraz rahatsız edici geliyorsa, şunu unutmayın: En büyük proje planlama hatası, plan yapmamaktır.
KÖTÜ PROJE BAŞLANGICI
Bir proje başlangıç toplantısı yapmaya değer mi? Pek çok proje, net bir başlangıç noktası olmadan eyleme geçer. Herkes ne yaptığını bilir; açık, değil mi?
Her zaman değil.
Proje başlamadan önce kimin hangi konuşmalara katıldığını unutma eğilimi var. Bu mücevheri, özellikle zorlu bir projenin sonunda konuşan bir proje ekibi üyesinden duyabilirsiniz: Ne yapmam gerektiğinden asla tam olarak emin değildim. Proje ekibindeki herkesin proje hedefi, amaçları ve hedefleri konusunda net olması önemlidir.
Tüm ekip üyelerinin bireysel rolleri, sorumlulukları, kilit proje kilometre taşları ve son tarihler konusunda net olması gerekir. Projedeki rollerinin herhangi bir yönünden emin değillerse veya projenin hangi işte sunacakları konusunda soru sorma fırsatına ihtiyaçları var. Bir proje başlangıç toplantısı, projenin doğru bir şekilde başlatılması için çok değerlidir. Projede geçireceğiniz en önemli zaman bu olabilir.
YETERSİZ GEREKSİNİMLERİN TOPLANMASI
Pek çok proje, ihtiyaçların en bariz başlık listesiyle başlar, ancak daha sonra müşterilerin ihtiyaçları net bir şekilde anlaşılamadığını bulmak için. Çoğu zaman, gereksinimler, çıkmazlar veya taleplerde ek açıklama olmadan mantıklı olmayan boşluklar vardır.Bu sorunu önlemenin bir yolu, bir gereklilik bildirimi yazmaktır. Bu belge, projenin gereksinimlerine yönelik bir kılavuzdur. Gereksinimler beyanınızı oluşturduktan sonra, müşterinin ve diğer paydaşların bu beyana kaydolmasını sağlayın ve teslim etmeyi kabul ettiğiniz şeyin bu olduğunu anlayın.
AÇIK HEDEF VE BAŞARI ÖLÇÜTLERİNİN EKSİKLİĞİ
Birçok proje başarısızlığının nedeni, yetersiz planlama veya uygun becerilerin eksikliği değildir. Başarıyı veya başarısızlığı tanımlayacak net bir hedefin ve önlemlerin yokluğu oldukça basittir.
Proje hedefinizi düşünürken, size yardımcı olması için DUMB (yapılabilir, anlaşılabilir, yönetilebilir ve faydalı) kısaltmasını kullanın. Yaptığınız şeyi neden yaptığınızı uzun uzun düşünün.
Müşterinizden proje için başarı ölçütlerini belirlemenize yardımcı olmasını isteyin.
GEREKEN ZAMAN VE BÜTÇEYİ KÜÇÜMSEME
Projem için ne kadar zamana ve bütçeye ihtiyacım var? Cevap, varsayımlara veya tahminlere dayalı basit bir tahsis meselesi değildir.
Ne kadar yeterli?
En başından itibaren yeterli kaynağa sahip olarak doğru adımda bir projeye başlayın. Benzer projeler üzerinde çalışan insanlardan uzman tavsiyesi alın. Proje için makul tahminlere ulaşmak için aşağıdan yukarıya bir bütçe yaklaşımı kullanın. Rakamların kafadan atılmasından daima kaçının.
PAYDAŞLAR VE PROJE EKİBİ İLE YETERSİZ İLETİŞİM
Bir projedeki insanların düzgün bir şekilde iletişim kuramaması ve ardından iletişim eksikliğinden kaynaklanan hataların suçunu kapınıza atması son derece can sıkıcı olabilir. Projedeki herkesi kararlar, istisnalar, değişiklikler, ekip yapıları vb. hakkında bilgilendirmezseniz, yanlışlıkla hata yaptıklarında şaşıramazsınız.
Paydaşlarınız ve proje ekibinizle iletişim kuramamanın hiçbir mazereti yok. İletişim bir projenin can damarıdır, bu nedenle tüm iletişim kanallarını açık tutun. Herkesi en son proje durumu, riskler, sorunlar ve gelişmelerden haberdar edin. Yön değişikliği varsa, bunu açıkça iletin.
PROJE KAPSAMINI YÖNETEMEME
Proje başarısızlığının ve çatışmasının yaygın bir nedeni kapsam değişikliğidir. Büyük bir projeyi yürüten bir proje yöneticisi ile yakın zamanda yapılan bir görüşmede, kapsam konusu gündeme geldi. Projenin altı ay içinde kapsam üzerinde anlaşmaya varılmadığını, bu yüzden cevabının açık bir evet olması gerektiğini söyledi. Proje kapsamının ne içerdiğini kimse bilmiyordu.
Herhangi bir projenin başlangıcında, proje yöneticisinin proje kapsamının kararlaştırılması ve esas alınması konusunda ısrar etmesi gerekir. Proje yöneticisi, kapsam değişikliği taleplerini ele almak için bir süreç başlatmalıdır. Süreç, değişikliği bütçe ve program üzerindeki etkiyi değerlendirmek için bir dizi kriteri takip etmelidir. Değişikliğin proje üzerindeki etkisi, onay için Proje Kuruluna sunulmalıdır. Değişikliğin çok az etkisinin olduğu bazı durumlarda, proje yöneticisi bunu onaylama yetkisine sahip olabilir.
HER ŞEYİ KENDİNİZ YAPMAK (EKİBİNİZİN GİRDİSİNİ GÖRMEZDEN GELMEK
Proje yöneticilerinin bir güç yolculuğuna çıkmaları ve ekiplerinden fikir ve önerileri caydırmaları asla iyi bir fikir değildir. Ekip üyeleri, projeyi etkileyebilecek zorluklar, riskler ve konularla en çok temas halinde olan kişilerdir.
Önerilerini ve tavsiyelerini görmezden gelmek, projedeki zorluklara veya en kötü durumda başarısızlığa katkıda bulunabilir. Ekip planlama oturumları, ekibinizi meşgul etmenin ve bir projenin başarısında onlara pay vermenin harika bir yoludur.
İnsanların fikirlerini ve önerilerini reddeden bir proje yöneticisiyle çalışıyorum çünkü o projenin her yönüne yaklaşmanın en iyi yolunu bildiğini düşünüyor. Ekibindeki insanlar sessiz kalmayı öğrendi.
Sonuç olarak, ekibin projenin başarısında bir payı yoktur. Kendilerine söyleneni yapıyorlar, daha fazlasını değil. Projenin mutlaka başarısız olmasına neden olmayacak, ancak proje yöneticisi kendini gereksiz bir riske attı.
PROJE EKİBİNİN MİKRO YÖNETİMİ
Projelerdeki diğer bir yaygın çatışma nedeni, ekiplerini mikro yöneten proje yöneticileridir. Tüm ekip üyeleri, projeye getirdikleri beceriler ve uzmanlık için ekipte olduklarına inanırlar. Kendilerini sorumlu, değerli ve güçlendirilmiş hissetmek isterler.
Bu insanları mikro düzeyde yönetmek güveni yok eder ve güven ve motivasyon eksikliğine yol açabilir.
Ne kadar zor gelirse gelsin, dizginleri bırakmak proje ekibinizin refahı için çok önemlidir. İnsanları bırakıp güvenmek zor olabilir. Ancak, bu güven neredeyse her zaman geri ödenir.
YAZILIMIN SORUNLARINIZI ÇÖZMESİNİ BEKLEMEK
Uzman proje yönetimi yazılımı, proje planlamasından görev ve zaman yönetimine, ekip işbirliği ve raporlamaya kadar her konuda yardımcı olabilir. Bugünün araçları kaygan, hızlı ve uygun maliyetli. Hesap çizelgeleri gibi birçok yaygın ofis yazılımı, bütçeleri kontrol etmeye, riski değerlendirmeye ve kapsamı yönetmeye yardımcı olmak için kullanılabilir. Proje yönetimi yazılımı bir araçtır ve kendi başına projenizdeki sorunları çözmez. Sorunlar yazılım değil insanlar tarafından çözülür. Projenizi dönüştüreceğine ve son zamanlarda bazı pazarlama tanıtımlarında okuduğum gibi, bunun “projeleri yönetmeyi kolaylaştırdığına” inanan bir yazılım satın almayın. Yazılım, sorunları sizin için çözmenize değil, çözmenize yardımcı olmak için var.
BİR İŞLEMİ TAKİP ETMEMEK
Proje yaklaşımınız ne olacak? Pek çok proje bir tantanayla ve büyük bir iyimserlikle başlar, ancak takılıp kalınır ve aylarca ve yıllarca teslimat yapılmadan mücadele edilir. İnsanların çok çalışmaması değil. Öyleler, ancak izlenecek net bir süreçleri yok, bitiş çizgisine ne kadar var olduğunu bilmiyorlar.
Neyin yapılması gerektiğini, hangi sırayla yapılacağını ve yol boyunca önemli kilometre taşlarını bilmek önemlidir. En iyi süreçler basit tutulanlardır. Anlaşılması kolaydır ve net adımları ve sonuçları vardır.
Herkes bitiş çizgisine ne kadar uzakta olduğunu bilir.
FABE PROJE YÖNETİMİ
Yorum Yazın