Henüz zor paydaşlar ile uğraşma zevkini yaşamadıysanız, endişelenmeyin. Çok yakında mutlaka karşılaşacaksınız. Bu, onları dostane bir şekilde yönetmek için kendinizi stratejik olarak güçlendirmek ve çıkartabilecekleri olası engellere rağmen proje üzerinde çalışmaya devam etmeniz gerektiği anlamına gelmekte.
Zor paydaşları yönetmenize ve projenin iyiliği için bir durumu değiştirmenize yardımcı olacak dört ipucu.
BİR PROJEDEKİ PAYDAŞLARI YÖNETMEK KİMİN ROLÜDÜR?
Bir projenin başarısına katılan bu kadar çok kişi ve ekip varken, paydaşları yönetmenin kimin işi olduğunu merak ediyor olabilirsiniz. Bu sorumluluk elbette tam olarak proje yöneticisine düşmez!
Bir proje yöneticisi olarak, liderlik ve rehberlik sağlamanız ve ayrıca paydaşlarınızın beklentileri ile ekiplerinizin bunları karşılama yeteneği arasında köprü görevi görmeniz gerekir. Paydaş uyumu amaç olsa da bu her zaman gerçek değildir.
İyi bir proje yöneticisi, görevleri yerine getirmek için ekiple yakın çalışmalı, aynı zamanda üst düzey liderlikle ilişki kurmak için paydaşları yönetmelidir.
BİR PROJENİN SAĞLIĞI İÇİN PAYDAŞLARI YÖNETMEK NEDEN ÖNEMLİDİR?
Bir projeyi yönetmenin önemli bir yönü, zor paydaşlar ile olumlu ilişkiler geliştirmektir.
Proje yöneticileri, proje paydaşlarınız hakkında derinlemesine bir anlayış geliştirerek gecikmeleri ortadan kaldırmak, riskleri azaltmak ve projeleri daha kapsamlı iş hedefleriyle daha uyumlu hale getirmek için sağlam planlar oluşturabilir.
Paydaşlarınızın çıkarlarını değerlendirmek, aynı zamanda yasal uyum için güçlü bir temel sağlar ve paydaşların mahremiyetini koruyacak sözel protokoller oluşturmanıza olanak tanır.
Paydaşları ifade eden kırmızı çizgiler sertleşebilir.
Paydaşları yönetmek için bir strateji oluşturmak ve geliştirmek, söylemek yapmaktan çok daha kolay. Paydaşları yönetmek, özellikle ortak amaç ve hedefleri baltalayan eylemlerde bulunurlarsa, zor olabilir.
Sorunlu paydaşları belirlemenize yardımcı olmak için, zor bir paydaşla uğraşıyor olabileceğinizi gösteren bazı açıklayıcı işaretler şöyledir:
Zayıf iletişim
Paydaşları yönetmenin en kritik yönlerinden biri beklentilerini ve proje hedeflerini yakalamaktır. Proje sırasında bu noktada, performans kriterlerini, proje kısıtlamalarını ve paydaşların proje başarısını nasıl tanımladığına dair ek iç görüleri netleştirmeniz gerekecektir. Görevleri daha büyük bir güvenle devretmenin yolu budur.
İş kolunuz ne olursa olsun, etkili bir organizasyon için açık ve tutarlı iletişim çok önemlidir. Bunu akılda tutarak, aramaları yanıtlayamayan veya e-postaları zamanında yanıtlayamayan paydaşlar işinizi daha da kolaylaştırmaz. Bu iletişim eksikliği, bir bütün olarak projeye olan ilgisizliklerini de gösterebilir.
Sadece eleştirel yorumları paylaşırlar.
Zor paydaşlar, yalnızca fikirlerini bildirdiklerinde olumsuz yorumlara katkıda bulunurlar mı? Bu, zor paydaşlarla uğraştığınızın bir başka uyarı işaretidir: Projeniz sırasında paydaş toplantılarından olumsuz yorumlar alma olasılığınız daha yüksektir. Bazı paydaşlar gerçek bir sebep olmaksızın kaba olabilir ve işbirliği yapmaktan kaçınabilir.
Aciliyet duygusu paylaşmıyorlar:
Paydaşlarınız baştan sona aynı aciliyet duygusunu paylaşmalıdır. Sonuçta, ne kadar çabuk bitirirseniz, cebinizde o kadar çok dolar var! Paydaşlar projenizdeki molaları yoğunlaştırıyor veya gecikmiş geribildirimler veriyor gibi görünüyorsa, bu artık akıllarında bir aciliyet duygusu olmadığını gösterebilir. Bu nedenle, aciliyet duygusu göstermeyen paydaşlara dikkat edilmelidir.
Kaynakları projeden erken çekerler:
Fonksiyonel yöneticiler ve diğer paydaşlar, projeyi başlatmak için gereken kaynakları serbest bırakmayı reddederse, projedeki değeri mutlaka görmeyebilirler.
Sonuç olarak, projeniz kalite sorunları ve gecikmeler yaşayabilir. Buradaki en iyi hareket tarzınız, paydaşların projeye olan güvenini oluşturmaya yardımcı olabilecek tam bir şeffaflığını hedeflemektir.
Hatırlatma: Köprüleri yakmayın
Unutulmaması gereken en önemli şey, paydaşların da projenin başarılı olmasını istemeleridir. Ancak, bu arzuyu ifade etme biçimleri proje süresince değişebilir. Bir gün sizi destekleyecekler ve ertesi gün işin belirli bir şekilde yapılmadığını tartışacaklar. Ancak ortak yanlarımız projenin başarısıdır.
Direnişi kişisel olarak almayın ve unutmayın: İş, iştir. Köprüleri yakmak, kariyer başarısı için zararlıdır. Zor paydaşları reddedemezsiniz. Onlarla çalışmanın ve durumu yatıştırmanın bir yolunu bulmalısınız.
EN ZOR PAYDAŞLARLA BİLE BAŞA ÇIKMANIN VE PROJELERİNİZİN İLERLEMESİNİ SAĞLAMANIN KANITLANMIŞ DÖRT YOLU:
1. Onları belirleyin ve yakından izleyin
İlk adım, paydaşlarınızı açıkça belirlemek ve onları neyin motive ettiğini bulmaktır. Paydaş, çalışmanızdan etkilenen, üzerinde etkisi veya gücü olan veya başarısına ilgi duyan kişidir.
Paydaşları üç ana kategoriye ayırabilirsiniz:
Birincil paydaşlar
İşten doğrudan etkilenen insanlar. Birincil paydaşlar genellikle proje yararlanıcılarıdır. Müşteriler genellikle bu kategoriye girer.
İkincil paydaşlar
İşten dolaylı olarak etkilenen insanlar. İkincil paydaşlar, projeyi destekleyen ekipleri ve / veya sonucundan etkilenenleri içerir.
Kilit paydaşlar
İş üzerinde güçlü bir etkiye sahip ve başarısında kazanılmış bir çıkarı olan insanlar. Bu grup, yöneticileri içerir.
Her grubun farklı ilgi alanları, hedefleri ve gündemleri vardır – çoğu rekabet halindedir. Projelerin ilerlemesini sağlamak ve her yöne çekilmekten kaçınmak için etkilerini ve ilgilerini belirleyin ve sıralayın. Tüm paydaşlar eşit yaratılmamıştır, bu nedenle kimin egemen olduğunu ve en önemli olduğunu bulmak sizi çok fazla stresten kurtarır.
Yüksek güce sahip, son derece ilgili insanlar – yakından yönetin
Bu insanlar işinize ve başarılı olmanıza yardım etme gücüne büyük ilgi gösteriyor. Bu insanların tam anlamıyla tatmin olduklarından emin olmak çok önemlidir. Yeni bir projeye başlamadan önce onlara danışın, katkılarına dikkat edin ve mümkün olduğunda fikirlerini uygulayın. Başkasının fikirleri seçildiğinde onları döngüde tutun ve nedenini onlara bildirin.
Yüksek güçlü, daha az ilgili insanlar – memnun kalın
Bu insanların işinizle çok az ilgisi veya çıkarları var, ancak çok güçlüler. Onları tatmin etmek için elinizden gelenin en iyisini yapın, ancak zamanlarının çoğunu da almayın. Büyük kararlar hakkında fikirlerini araştırın ve çalışmanızın onları nasıl olumlu etkileyeceğini anladıklarından emin olun. Bu millet, onları kazandığında güçlü şampiyonlar olur.
Düşük güce sahip, son derece ilgili insanlar – haberdar olun
Bu insanlar proje konusunda tutkulu ve desteklerini başkalarına seslendiriyorlar, ancak çok az gücü veya etkisi var. Onları döngüde tutun ve önemli gelişmelerden haberdar edin. Çalışmanız bu insanları doğrudan etkileyebilir, bu nedenle onlar genellikle kolları sıvayıp size yardım etmeye isteklidirler.
Düşük güç, daha az ilgili insanlar – monitör
Grubun en kayıtsız olanı, bu insanlar işinizden en az etkilenenlerdir ve çok az zaman ve ilgi gerektirir.
Paydaşları yönetin ve durum gözden geçirme e-postalarını veya yorumlarını takip ederek gidişatı tahmin edin. Büyüyen olumsuzlukların önüne geçmek için iletişim kanallarını açık tutun.
2. Ne dediklerini dinleyin
Zor paydaşlar ile olan iletişim kanallarınızı kapatmayın. Nereden geldiklerini görmeye çalışın ve motivasyonlarını ve hedeflerini daha iyi anlamak için kendinizi onların yerine koyun.
Onların bakış açısını anlamak için çaba gösterin. Söyledikleri sinir bozucuysa, kendinize sorun: İhtiyaçları projenizin hedefleriyle uyumlu mu? İşlerin farklı bir şekilde yapılmasını mı istiyorlar? Ortak bir zemin bulmaya çalışın.
Her şeyden önce insanlar anlaşıldığını hissetmek ve fikirlerinin önemli olduğunu hissetmek ister. Paydaşları yönetmenin ve onlara önemli olduklarını göstermenin birkaç yolu:
İnsanları, ilgi alanlarına ve yeteneklerine en uygun proje rollerini bulun.
Sinir yükseldiğinde bile insanlara daima saygılı davranın.
Özellikle olumlu davranışları fark ettiğinizde sık sık övün.
İlgili herkese eğitim ve koçluk sağlayın.
İnsanlara görüşlerini ve fikirlerini grupla paylaşmaları için fırsatlar verin ve karar vermelerine yardımcı olun.
3. Onlarla bire bir tanışın
Zor paydaşlar ile bireysel olarak görüşmek için zaman belirleyin.
Odada diğer paydaşlar olmadan buluşmak baskıyı azaltır ve kendilerini daha rahat hissetmelerini sağlar. Bu daha net ve sakin konuşmalara yol açar.
Görüşlerini ve tercih ettikleri çözümleri keşfetmek için bu zamanı ayırın. Ancak, pervasızca neden planınızı beğenmediklerini sormayın. Bunun yerine, fikirleriyle ilgili açık uçlu sorular sorun ve projenin ilerlediğini nasıl hissettiklerini sorun.
Paydaşları bire bir yönetmek, olumsuz görüşlerinin projedeki diğerlerini etkilemesini de engeller. Geri bildirim, yapıcıdan saf olumsuzluğa doğru çizgiyi aştığında, durumu izole etmek ve bire bir halletmek en iyisidir.
4. Motivasyonlarını belirleyin
Paydaşlarınızın ani direnişine ne sebep oluyor? Bütçeyi aşmaktan endişe duyuyorlar mı? Endişeli proje düşündükleri gibi gitmiyor mu? Kendi şüpheleri olan bir yönetim kuruluna mı cevap veriyorlar?
Paydaşları yönetmenin anahtarı, direnişlerinin altında yatan motivasyonu ele almak, ödünleri belirlemenize, bir kazan / kazan çözümü oluşturmanıza ve projeyi bitirmenize yardımcı olacaktır.
Motivasyonlarının temelini öğrenmek için kendinize aşağıdaki soruları sorun:
En acil iş ihtiyaçları nelerdir?
Onlarla iletişim kurmanın en iyi yolu nedir?
Ne tür bilgiler veya detaylar istiyorlar veya ihtiyaç duyuyorlar?
Çalışmanızı tam olarak anlıyorlar mı yoksa fazladan açıklamaya mı ihtiyaçları var?
Onları kim etkiler?
Kimi etkiliyorlar?
Neden sorumlular?
Kime rapor veriyorlar?
Dedektiflik çalışması sizi yalnızca bir yere kadar götürür: Paydaşlarınıza bu soruları doğrudan sormaktan çekinmeyin. Herhangi bir direnci tahmin etmek için iletişim hatlarını açık tutun ve buna göre ayarlayın.
İnsanların ilerlemesini sağlayın
Zor paydaşları dinleyin ve ihtiyaçlarını karşılamak için çabalayın – zor olsun ya da olmasın. Duyulduğunu, değer verildiğini ve takdir edildiğini hissetmelerini sağlamak, güven ve desteği artırır. İlişkiler kurmak ve motivasyonu anlamak zaman ve çaba gerektirir, ancak uzun vadede işinizi kolaylaştıracaktır.
Herkes aynı fikirde olduğunda projeler daha başarılı oluyor!
FABE PROJE YÖNETİMİ
