PROJE YÖNETİM SÜRECİNDE RİSK YÖNETİMİ
Projelerinizde ne zaman risk yönetim planı oluşturmalısınız?
Sıralama açısından, risk yönetim planınızı proje yönetim planınızı tanımlamaya başladıktan sonra veya projeye başlamadan önce oluşturabilirsiniz. Böylece herkes süreçler ve beklentiler hakkında aynı fikirde olabilir.
Plan, projeden sorumlu oldukları düşünülerek proje sponsoru tarafından onaylanmalıdır.
Risklerin değerlendirilmesi – risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi – ekip üyeleriniz ve proje paydaşlarınız tarafından yapılmalıdır.
Potansiyel riskler daha sonra proje yaşam döngüsü boyunca sürekli olarak tanımlanmalı, değerlendirilmeli ve izlenmelidir.
Gerçek Hayatta Risk Yönetimi
Kuşkusuz, “risk” kelimesinin kapsamı biraz geniştir. Proje son teslim tarihine ulaşmak için yeterli kaynağa sahip olmamak bir risktir.
Peki, ne tür risklerin dikkate alınması gerektiği konusunda sınırı nerede çiziyorsunuz – hangi risklerin dikkat gerektirecek kadar büyük bir potansiyel etkisi, hatta bir acil durum planı var mı?
Cevap olarak diyebiliriz ki insanlar, süreçler, kaynaklar veya teknoloji ile ilgiliyse ve proje başarısını tehdit etme olasılığı varsa, listeye kaydedilmelidir.
Şimdi, risk listenizdeki her riskin tam bir analizini yapmanız gerekmeyebilir, ancak riskleri tekrar gözden geçirmeniz ve proje boyunca bunları izlemeniz gerekir.
Bütün bunlar önemli mi?
Evet.
Bir meslektaşım, yüz yüze araştırma gerektiren bir tasarım projesi üzerinde çalışıyordu ve müşteriye, bu araştırma için zaman ve kaynak ayırmanın müşterinin sorumluluğunda olduğunu açıkça belirtmişti. Kendi ekibiyle de müşterinin bu görevleri yerine getirmeyeceği konusunda bir risk tanımlamıştı.
Araştırmanın başlamasından iki gün önce müşteri, istenilenleri yapamadıklarını bildirdi. Neyse ki, bu özel riskle ilgili riskleri azaltma stratejisi, haftalar önce yaptığı ofiste bir yedek plan vardı.
Projeyi haftalarca durdurabilecek bir şey, “Her şey yolunda, zamanında sorumluluklarımızı yerine getireceğiz” gibi şeyler yazan bir e-posta olabilir.
Bir başka risk olayı örneği:
Bir ajans, son derece teknik bir proje için oldukça agresif ve hızlı bir zaman çizelgesi ile işleri yürütmeyi kabul etmişti. Ekip, proje başlarken endişelerini dile getirdi, ancak liderler, yine de hızlıca ilerlemek istedi. Proje Yöneticisi ve Teknik Mimar, proje başlamadan önce zaman çizelgesi ile ilgili bu durumu bir risk olarak kaydetti ve risk yanıt önlemleri, bir Monte Carlo simülasyonu kullanarak proje zaman çizelgesini yeniden değerlendirmekti.
Kritik yoldaki her proje faaliyeti için kötümser, iyimser ve olası bir süre hesapladıktan sonra, matematiksel olarak projenin teslim tarihine ulaşma şansının %3 olduğunu belirlediler.
Proje Yöneticisi bunu müşteriyle olan ilk görüşmesinde gündeme getirdi ve müşteri, projeyi yeniden gözden geçirmeyi ve devam etmeden önce projeyi yeniden planlamayı kabul etti. Kelimenin tam anlamıyla, ısrarcı olmaları çok büyük bir risk olacaktı.
“”Haftaya devam edecek…””
FABE PROJE
