Geleceği hiçbir zaman kesin olarak tahmin edemesek de net ve ayrıntılı bir risk yönetim planı sahibi olmak, kararlarınızın olası tüm sonuçlarını görmenize ve ardından kararınızı desteklemek için var olan çeşitli risklerin etkisini değerlendirmenize olanak tanır.
Risk yönetimi planları, genellikle planlama çabalarınızın stratejik bir parçası olmaktan çok (tabi ki eğer yapıldı ise) proje yöneticileri tarafından yapılıp yapılmadığı bir işaret atılarak onaylanacak önemsiz bir iş olarak görülür. Risk yönetim planının ciddiye alınmaması veya projede gerçekten herhangi bir risk yönetimi stratejisinin uygulanmaması nedeniyle bir çok projenin başarısız olduğu da ciddi bir gerçektir.
Risk Yönetim Planı Nedir?
Basitçe söylemek gerekirse, bir risk yönetim planı, proje ekibinizin projeyi etkileyebilecek beklenmedik veya belirsiz olayları nasıl izleyeceğini ve bunlara nasıl yanıt vereceğini açıklayan bir belgedir.
Bazı kuruluşlar, risk yönetimine yönelik geniş ve karmaşık bazı yaklaşımlarla çalışmayı sever, ancak özünde, risk yönetiminin karmaşık olması gerekmez. Projenizde var olan riskleri analiz etmeniz ve ardından bir risk yanıtı ve sorumlu kişiyi tanımlamanız gerekir.
Risk Yönetim Planı Neleri Kapsar?
Risk yönetimi planınızın aslına uygunluğu, projenizin niteliğine ve ilgili kuruluşlar tarafından kullanılan standart işletim prosedürlerine bağlı olarak değişecektir.
Genel olarak, bir risk yönetim planı aşağıdakileri yanıtlamaya çalışır:
Bu proje neden önemlidir?
Risk yönetimi, projenin başarısı için neden önemlidir?
Ekip, proje boyunca riskleri belirlemek, günlüğe kaydetmek, değerlendirmek ve izlemek için ne yapacak?
Hangi risk kategorileri ile çalışacağız?
Risklerin önem derecesini değerlendirmek için hangi metodoloji kullanılacak?
Riskler, yönetecek insanlardan neler beklenir?
Ne kadar risk çok fazla risktir?
Riskler nelerdir ve onlar hakkında ne yapacağız?
İşin zor yanı, projeye bağlı olarak bu belge yüzlerce sayfalık veya bir düzineden az olan bir liste olabilir.
Risk Yönetim Planı Örnekleri
En minimal haliyle, bir risk yönetim planı aşağıdakileri açıklayan bir sayfa olabilir:
* riskin nasıl ve ne zaman değerlendirileceği
* risk sahipleri için rol ve sorumluluklar
* proje riskinin hangi noktada bir tırmanışı tetiklemesi gerektiği
Bu liste, genellikle ekibin ve sponsorunuzun gözden geçirmesi ve risk önlemleri ile ilgili tartışması için Riskleri, Varsayımları, Sorunları ve Bağımlılıkları izler.
Ne zaman kullanılır: Bu yaklaşım, risk yönetimi konusunda standart bir yaklaşımı olmayan bir kuruluşta 3-4 kişilik bir ekip tarafından yürütülen teknik olmayan küçük bir proje için faydalı olabilir.
Daha Karmaşık Durumlar İçin:
Bir kurum/firma zaten bir risk yönetimi kültürüne sahip olduğunda, yüksek düzeyde ayrıntı gerektiren izlenecek bir şablon önceden düzenlenmiş olabilir. Bu ayrıntılar, bir etki matrisinin yanı sıra niteliksel ve niceliksel risk analizinin bir kombinasyonunu gerçekleştirmek için kullanılacak metodolojiyi tam içerebilir.
Risk değerlendirme matrisi olarak da adlandırılan bir etki matrisi, risk ciddiyetinin hesaplanmasında risk faktörleri arasındaki ilişkiyi gösterir (örneğin, yüksek olasılıklı ve yüksek etkili riskler en şiddetli olanlardır).
Ayrıntılı Bir RYP Yapmanın Önemi
Ayrıntılı bir RYP yapmak, iş üzerinde önemli bir etkiye sahiptir, karmaşıklık yaratmakla ilgili değildir; siz ve ekibiniz, birden çok paydaşı ve yüksek riskleri içeren büyük bir kurumsal projede bu düzeyde ayrıntıya sahip olmaktan memnun olacaksınız.
Projenizdeki riski yönetmek için bazı harika seçenekler mevcuttur. Excel şablonları birçok kuruluşta tercih edilmeye devam ediyor ancak risk yönetimi planlamasını da destekleyebilecek bazı çevrimiçi sağlayıcılar da var. Risk yönetimi yazılımına iki örnek Wrike ve Monday.com’dur. Bu araçlar, tüm risk yönetimi sürecini daha geniş proje yönetimi planıyla bütünleştirir.
En önemli şey, mutlaka belgenin kendisi değil, ekibinizle ve proje sponsorunuzla riskleri yönlendirme ve projenize en yüksek başarı şansını verme konusunda yapacağınız tartışmalardır.
“”Haftaya devam edecek…””
FABE PROJE
