Microsoft Project güçlü bir yazılımdır, ancak bu güç ve karmaşıklık, planınızda hatalar oluşturmayı veya planlamanızın doğruluğunu azaltmayı çok kolaylaştırır.
MS Project, Proje Yöneticilerinin el ile yapmak zorunda oldukları karmaşık hesaplamaları gerçekleştirmek için tasarlanmıştır. Buradaki fikir, girmenizdir: yapmanız gereken, hangi sırayla yapmanız gerektiği ve ne kadar süreceği. MS Project daha sonra her görev için başlangıç ve bitiş tarihlerini ve proje için kritik yolu hesaplayacaktır. Sorun şu ki, Microsoft Project arka planda devam eden karmaşık hesaplamaları gizliyor ve Proje Yöneticileri olarak genellikle Critical Path ve Float gibi terimlerin gerçekte ne anlama geldiğini bilmeden önce planlama yazılımını kullanmaya başlıyoruz. Bu, Microsoft Project programlarında bir dizi genel zamanlama hatalarına ve sorunlara yol açabilir. Bir proje planının gerçekçi olmayabileceğine dair uyarı işaretleri Bu, Microsoft Project programlarında sıkça gördüğüm, proje planının yeterince ayrıntılı olmadığına veya gerçekleştirilemeyeceğine veya Proje Yöneticisinin başaramayacağına dair net bir işaret olabilecek sorunların kontrol listesidir.
GÖREVLERİ BAĞLAMAMAK
Kırık Kritik Yol Kritik Yol, tüm projenin zamanlamaya göre bitmesi için zamanında bitirmesi gereken görevler dizisidir. Kritik yoldaki her görev kritik bir görevdir. payoldermap.com Kırık bir kritik yol, bir planlama sorunu olabileceğinin ilk işaretidir. Aşağıdaki örnekte görevlerin birbiriyle nasıl bir ilişkisi olduğu net değildir çünkü tüm görev bağlantıları yerinde değildir. Örneğin, yazılımın kurulumu Eğitim ile bağlantılı değildir, ancak eğitimin başlaması için kurulum gereklidir. Kritik Yol Analizi hakkında daha fazlasını okuyun. Kritik Yolu kontrol etmek için, kritik görevleri vurgulamak üzere Gantt Sihirbazını kullanın. İlk görevden son göreve giden kesintisiz bir yol göremiyorsanız, bir yerde eksik bir bağımlılık vardır.
TERK EDİLEN GÖREVLER
Bozuk bir kritik yolun nedeni, terk edilmiş görevler, öncülü veya izleyeni olmayan veya her ikisine birden sahip olmayan görevlerdir. Bir görevin öncülü yoksa teoride planın mantığında onun şu anda olmasını engelleyecek hiçbir şey yoktur. Öncülleri olmayan görevleriniz varsa, şu soruyu sorarak plan mantığını kontrol edin: Bu görevin bugün olmasını engelleyen nedir? Bu görev başlamadan önce yapılması gereken faaliyetler varsa bunları planınıza ekleyebilirsiniz. Görevleri eklemezseniz yönetemezsiniz. Bir görevin ve onun bağımlılıklarının görünürlüğüne sahip değilseniz, o zaman zamanında teslim edileceğine yalnızca şansa güvenebilirsiniz.
İzleyeni olmayan görevleriniz varsa, şunu sorarak plan mantığını kontrol edin: Bu görev tamamlanmadıysa bu projeyi bitirebilir miyiz? Muhtemelen cevap hayır olacaktır ve Bitti tanımına ulaşmak için tüm faaliyetlerin dahil edilmesini sağlamak için daha fazla görevin eklenmesini tetikleyebilir. Görev görevinin proje bitiş tarihi üzerinde hiçbir etkisi olmadığını fark ederseniz, neden proje planında olduğunu sorun. Planlama sürecinin başlarında, planın, özellikle MS Project’te iş dökümü oluşturuluyorsa, ardılları veya öncülleri olmayan görevleri olabilir. Bununla birlikte, bir tahminin hayata geçmesi için kullanılan bir plan, eksik izleyenleri veya öncülleri olan görevleri varsa sorgulanmalıdır.
AŞIRI YÜKLENMİŞ KAYNAKLAR
Aşırı yüklenmiş kaynaklar, proje planında yaygın bir sorundur. Kaynaklar, mevcut çalışma süresinden daha uzun bir süre için planlandıklarında aşırı tahsis edilmiş olarak gösterilir. Planlama dizisinin başlarında aşırı yüklenmiş kaynaklar, özellikle adlandırılmış kaynaklar henüz onaylanmadıysa görünecektir. Planlar imzalandığında ve bir proje başladığında ve fazla yüklenmiş kaynaklar gerçekçi olmayan bir plan önerdiğinde ve araştırılmalıdır.
Kaynakların aşırı yüklenip yüklenmediğini kontrol etmek için Gösterge sütununda kırmızı bir kişi simgesi arayın. Daha sonra, bir kaynağın neden fazla tahsis edildiğini anlamak için Kaynak Kullanımı görünümünü kullanabilirsiniz. Kaynak Kullanımı görünümüne erişmek için Kaynak sekmesine tıklayın ve ardından Kaynak Kullanımı öğesini seçin.
PARALEL ÇALIŞMA YOK
Her proje yöneticisine acı verici bir şekilde açık olan “görevleri paralel olarak yürütmeyi düşündünüz mü?” Sorusu sorulmuştur. Bu rahatsız edici bir soru olsa da, tüm paralel çalışmanın dikkate alındığından emin olmak için programın mantığını kontrol etmeye değer. Baştan sona bir sırayla çalışan görevlere sahip proje planları gördüm. Bunun nedeni, proje yöneticisinin planlama sırasındaki ikinci adımı (Görev önceliği veya ürün akışı) kaçırması olabilir. Diğer bir deyişle, proje yöneticisi ‘görevlerin hangi sırayla gerçekleşmesi gerekiyor?’ Sorusunu yanıtlamamış olabilir.
Görevlerin gerçekleşmesi gereken gerçek sırayı dikkate almadan planı yapay olarak genişletmek, genellikle özet görevleri birbirine bağlamanın istenmeyen bir sonucudur ve Bu uygulamadan kaçınmanız gereken bir sebep. Elbette paralel çalışma yalnızca aşırı kaynaklara neden olmadığında mantıklıdır. Paralel çalışma için etkinlikleri örtüştürmek için proje yöneticisi baştan başlamak, bitirmek için bitirmek veya bitirmek görev bağımlılıklarını kullanmaya karar verebilir. Bu bağımlılık türleri, gecikmelerin doğru şekilde yansıtılmamasına neden olabilir ve ilişkileri baştan sona görmek ve bitirmek için tedbirli bir şekilde kullanılmalıdır.
KAYNAK VEYA GENEL ROL TANIMI YOK
Bir plan onaylandığında, her bir görevi hangi kaynakların tamamladığı açık olmalıdır, istisnalar özet ve kilometre taşı görevleri olabilir. Bir görev herhangi bir kaynağa tahsis edilmemişse, büyük olasılıkla tamamlanmayacaktır. Aynı şekilde, genel bir rol tanımı, görev üzerinde çalışması gereken kişiyi tanımlamak için yeterli olmayabilir.
TATİLLERİ UNUTMAK
Bir kaynağın bayram boyunca çalışmak için rezerve edildiğini fark etmenin getirdiği batma hissi hoş değildir. Proje planları her zaman çalışma sürelerini ve çalışma dışı süreleri hesaba katmalıdır. MS Project, bireyler ve tüm proje için takvim oluşturmayı mümkün kılar. Tüm resmi tatilleri listeleyen küresel bir .msp dosyası burada mevcuttur. Bu, varsayılan çalışma dışı günler dizisi olarak indirilebilir ve proje planlarınıza uygulanabilir.
ÖZET GÖREVLERİN BİRBİRİNE BAĞLANMASI
Çizelgeleme için PMI Uygulama Standardı, çizelge mantığını takip etmeyi zorlaştırdığı için özet görevlerin bağlanmasına karşı tavsiyede bulunur, mantık hataları üretebilir ve çizelge içinde döngüsel mantık oluşturabilir. MS Projesinde özet görevleri bağlamak, özellikle 100 görev içeren proje planlarında cazip olabilir, ancak bu yaklaşımla ilgili riskler vardır ve genellikle özet görevlerin birbirine bağlanmasından kaçınılması önerilir.
PLANIN İMZALANMAMASI
Bu, yalnızca MS projesinde oluşturulanlar için değil, aynı zamanda buraya dahil edilmiştir çünkü imzalama olmadan proje planı gerçekçi veya ulaşılabilir değildir – insanlar, işin gerçekleşmesini sağlayabilecek olan görevler veya teslim tarihlerini imzalamamıştır. PMI, proje ekibinin programlamanın sonuçlarının gözden geçirilmesinde aktif olarak yer almasını tavsiye eder. Proje bitiş tarihini, kilometre taşı tamamlanma tarihlerini, kritik yolları, toplam kayan değer değerlerini ve kaynak gereksinimlerini analiz etmek için muhtemelen birden fazla inceleme olacaktır.
FABE PROJE YÖNETİMİ
Yorum Yazın