Günümüzün İK profesyonelliği, geçmişteki personel yönetimi anlayışından oldukça farklıdır. İKcılar, gerçek bir dönüşüm liderliği yaptılar. Artık daha akıllı işe alma çözümleri, işyeri kültürü geliştirme yöntemleri var ve operasyonel mükemmellik öncelikleri haline gelmiştir. İşin özünde, İK için “proje yönetimi” şimdilerde daha ciddi anlamda önem kazanmaya başlamakta. İK uzmanları süreç ve iş akışlarını iyileştirmek maksadıyla artık proje yönetimine eskisinden daha çok ihtiyaç duymakta.
İK uzmanları niçin proje yönetimini iş yaşamlarında kullanmalı sorusuna birlikte cevap arayalım. İK uzmanları aslında resmiyet kazanmış ciddi projeleri planlama ve yönetme konusunda pek tecrübeli olmasalar da tamamladıkları faaliyetlerin çoğu aslında gerçek anlamda birer “proje”dir. Örneğin, yeni ve genç yetenekleri kendi firmalarına çekebilmek, kurumsal eğitim ve gelişim programlarını başlatmak ve yürütmek, personelin yıllık performans ve maaş değerlendirmelerini yapmak, İK ekiplerinin sorumluluğunda tamamlaması gereken projelerdir. Bu tür projelerle ilgili başka örnekler ise şöyle olabilir:
Stajyer işe alım programları
Proje başlangıç toplantılarının planlanması
Takım ruhu oluşturma etkinliklerini yürütmek
Eğitim ve geliştirme programları hazırlamak
İşyeri operasyonları yönetimi
Farklı lokasyonlardaki dağınık ekipler için sanal katılımı optimize etmek
Resmi proje yönetimi süreçleri, prosedürleri ve araçlarını kullanmak, tüm bu uzun süreli İK faaliyetlerinde risklerin azaltılmasına ve sonuçta projenin başarıyla tamamlanmasına yardımcı olabilir.
İK profesyonelleri de kurum genelinde yürütülen projelere giderek daha fazla dahil olmaya başlıyorlar. Pek çok stratejik öneme sahip proje, birden çok kurum içi departmanı ve disiplinler arası ekiplerden oluşmak zorunda. Bir İK çalışanından da herhangi bir kurum içi -in house- projenin içinde yer alması istenebilir.
Ayrıca, bir proje takımına, ekip üyelerine koçluk yapmak, iletişime yardımcı olmak veya eğitim planları ve programları oluşturmak için de görev alabilirler. Örneğin, BT ekibi firmanın kullanımı için yeni bir yazılım geliştirme projesi başlattıysa, İK ekibinden kullanıcıların eğitilebilmesi için yeni bir eğitim planı oluşturmaya yardımcı olması isteyebilir.
İK profesyonellerinin projeleri üzerinde çalışmaları ve yönetmeleri giderek daha fazla beklenildiğinden, başarıyı garantilemek için doğru proje yönetim araçlarına, becerilerine ve bilgisine sahip olmaları gerekir.
İK’nın proje yönetimindeki rolü oldukça önemlidir. PMBOK’daki (Project Management Book of Knowledge) 10 ana proje yönetimi bilgi alanından biridir. Dolayısıyla, insan kaynaklarının planlanması ve proje yönetimi doğal olarak birlikte yol alırlar.
Proje İnsan Kaynakları Yönetimi kapsamındaki faaliyetler, gerekli proje kaynaklarını tahmin etmeyi, planlamayı ve edinmeyi, ayrıca proje ekibini yönetmeyi ve geliştirmeyi içerir. Bu sürecin sonuçlarından bazıları şunlardır:
Bir kaynak yönetimi planı,
Bir kaynak kırılım yapısı (kimin neyi yaptığını ve kime rapor verdiğini ana hatlarıyla belirtir),
İhtiyaç duyulan insan gücüne göre oluşturulmuş kaynak takvimi veya zaman tablosu,
Anketler ve yetenek testleri gibi takım performans değerlendirme araçları…
Görüldüğü gibi, bu faaliyetler ve sonuçlar İnsan Kaynakları departmanınız da dahil olmak üzere herhangi bir takım oluşumunu planlamak ve yönetmek için faydalı olabilir. Ancak proje yönetimi süreçleri, daha fazla katkı sağlayarak İK uzmanlarının görev ve faaliyetlerinin çoğunu yerine getirmelerine de yardımcı olabilir.
Proje araç ve süreçlerini kullanmak, ekibinizin temel faaliyetleri için merkezi, standartlaştırılmış bir veri tabanından yararlanmasını sağlar. Ayrıca, şablonlar (çalışan işe alım şablonu gibi) ve önemli bilgiler (iş tanımları ve mülakat kılavuzları gibi) tüm ekip tarafından kolayca erişilebilen bir yerde saklanabilir.
İK için proje yönetiminin faydalarından bazıları şunlardır:
Standartlaştırılmış, kaydedilmiş bir işe alma süreci oluşturma
Ekip için verimlilik ve performans ölçütlerinin oluşturulması
Çalışanlar ve potansiyel işe alımlar hakkındaki bilgileri organize etmek, belgelemek ve saklamak
İşe alma maliyetlerini bütçe ve tahminlere göre izleme
İnsan Kaynakları çabalarının (işe alma gibi) maliyetlerini gerçek iş sonuçlarına bağlamak
İnsan kaynakları yönetimini projelendirmek neden önemlidir?
İK uzmanları için proje yönetimi, İnsan Kaynakları ekibinizin hem tek seferlik projelerle hem de yıllık performans incelemeleri gibi devam eden İK görevleriyle verimliliklerini ve genel üretkenliğini artırmasına yardımcı olabilir.
Proje yönetimi, İK uzmanlarına aşağıdaki şekillerde yardımcı olabilir:
Personelin fazla yüklenmesini -overload durumu- önlemek için doğru planlamaya olanak tanır.
Ekiplerinizin olası zamansal çatışmalarını belirleme ve çözmenizi sağlar. (Örneğin, yeni bir çalışan takım eğitimine eğitmen olarak katılmanız beklenirken aynı zamanda planlanmış büyük bir işe alım faaliyetiniz varsa veya bir çalışanınız tam zamanlı olarak iki ayrı projeye bağlıysa.)
Proje planlama yöntemlerini kullanarak üç aylık ve yıllık hedefler ve etkinlikler için daha başarılı bir şekilde plan yapmanıza yardımcı olur.
Proje raporları ve durum toplantıları gibi araçlar aracılığıyla diğer departmanlar ve personel ile iletişimi geliştirmenizi sağlar. Net proje kilometre taşlarına sahip olmak ayrıca iletişimi geliştirebilir, görünürlüğü artırabilir ve paydaşların ekibinize olan güvenini artırabilir.
Potansiyel işe alım süreçlerinde hangi noktada olduğumuzu ve gerektiğinde pozisyonların doldurulmasının beklenip beklenmediğini anlamak için işe alım sürecini görselleştirmenize imkan sağlar.
Ekibinizin ne kadar üretken olduğunu bilmek için zaman yönetimi ve izleme araçlarını kullanma konusunda bilgi sahibi olma, gelecekteki görevlerin ne kadar süreceğini daha iyi tahmin etmenize yardımcı olabilir. Ayrıca, çalışanlar arasındaki farklılıkları vurgulayabilir ve performansın üzerinde veya altında olan çalışanları da kolayca belirleyebilirsiniz.
Görüldüğü gibi, İK için proje yönetimi, ekibinizin kritik faaliyetlerinin çoğunu her zamankinden daha hızlı ve verimli bir şekilde tamamlamasına yardımcı olabilecektir.
FABE PROJE YÖNETİMİ
Yorum Yazın