Proje takımlarında görev alan birçok kişinin başarılı bir proje yöneticisi olabilme konusunda potansiyelleri olmasına karşın, yeterince etkin bir proje yöneticisi olabilmek için öncelikle o rolün getirdiği görev ve sorumlulukların iyi anlaşılması gerekir.
Proje yöneticisi, proje takımındaki en önemli ve görünür pozisyona sahiptir. Bu pozisyonla birlikte önemli bir seviyede sorumluluk ile genellikle yeterince belirlenmeyen ve kullanılmayan otorite gelir. Proje yöneticisi, bir başlangıç, uygulama süreci ve projenin başarıyla sonuçlandırılmasından sorumludur. Ortaya çıkan ve projenin gidişatını tehdit eden her problem, doğrudan ya da dolaylı olarak proje yöneticisine yönelir. Bu rolün oldukça kritik olması sebebiyle, projenin başarılı olabilmesi için proje yöneticileri dikkatle seçilmeli, eğitilmeli ve yetiştirilmelidir.
Birçok proje yöneticisinin yeterince etkili olamamasının başlıca sebebi, görev, rol ve sorumluluklarını yeterince anlamamış olmalarıdır. Hemen hemen hepimiz yalnızca bizden ne istendiğini bildiğimizde bir durumu ele alabiliriz.
Bir proje yöneticisinin başlıca görevleri arasında şu konular bulunur:
• Proje rol ve sorumluluklarının iyi tanımlandığından emin olur.
• Daha önceki projelerdeki tecrübelerinden dersler çıkarır.
• Proje yönlendirme faaliyetlerini yürütür.
• Projenin takibi ve yönetimi faaliyetlerini yönetir.
• Projenin üç önceliği (zaman, kapsam ve bütçesinde tamamlamak)’ ni yönetir.
• Müşteri katılımını sağlar.
• Projenin durumunu proje paydaşlarına bildirir.
• Etkili değişiklik kontrolü uygular.
• İyi iş ilişkileri geliştirir.
• Ara ürün ve çıktıların gerçekleşmesini sağlar.
Birçok üstyönetici ve müşteri, projenin yönetimine detaylı şekilde müdahale etmek istemez ve genel olarak ta bunun için zamanları ya da becerileri yoktur. Proje yöneticisinin projeyi sonuna kadar başarılı bir şekilde götürmesini bekler ve umarlar.
Proje yönetiminin geliştirilmesi proje yöneticisinin görevlerinden biridir. Ayrıca, birçok durumda, proje yöneticisinin bu geliştirme konusunda üst yönetimden daha bilgili olması gerekir.
Bir projenin başarısı kuşkusuz bir takım çabasını gerektirir. Herkesin katılımı önemlidir. Dümende liderlik olmazsa, gemi açık denizlerde yeterince iyi gidemeyebilir ve donanmayı batırabilir. Takımdaki herkes proje yöneticisinin yol göstermesini bekler. Takımdaki herkesin hazır, istekli ve yetenekli olması gerekir, ama onlara liderlik edecek birine de ihtiyaçları her zaman olacaktır.
Bir proje takımının becerikli ve deneyimli bireylerle oluşturulmasına rağmen sürekli sekteye uğradığını ve başarısızlık ile sonuçlandığı durumlarla sıkça karşılaşılır. Bu durumun başlıca sebebi zayıf liderliktir. Dümende zayıf bir proje yöneticisi olduğu sürece proje elemanları da başarılı olamayacaktır. Projenin başarısı, takımın çabalarının yanı sıra güvenilen ve onları arzulanan hedeflere götüreceği bilinen bir lidere, etkin bir proje yöneticisine bağlıdır.
Genelde proje yöneticileri, oturup patronlarının ya da üstyönetimin onlara neyi, nasıl, ne zaman ve nerede yapması gerektiğini söylemesini bekler. Eğer proje yöneticileri otoritelerinin ne olduğunun farkında değilse bunu kaynak yöneticileriyle (patronlarıyla) ya da proje sponsoruyla görüşerek açığa kavuşturmalıdır. Fakat birçok proje yöneticisi etrafına hayali bir duvar çekip ve bunu kendi otorite ve kontrol sınırları olarak görürler.
Başarılı bir proje yöneticisi olmak, öğrenilebilir bir kavramdır. Bazı kişiler çok büyük ve karmaşık projeleri yönetmede küçük projelere nazaran daha büyük potansiyele sahip olabilir; eğer kişinin arzulu bir şekilde başarılı bir proje yöneticisi olma heves ve isteği varsa, olması için hiçbir engel olamaz.
Dr. Faruk BUDAK
Yorum Yazın