NEREDEN ÇIKTI BU PROJE?

BT Projelerinde Kaynak Planlaması

“Değişmeyen tek şey değişim.”

Sanırım BT dünyasında çalışanların çalışma hayatını en iyi anlatan cümle bu olmalı. Aslında tüm uzmanlık alanları ve sektörler için bu gerçek geçerli. Ama yazılım işinde sürekli gelişen teknoloji ve iş birimlerinin aralıksız yeni ihtiyaçları pek çok projeyi eş zamanlı olarak yürütmeyi bir yaşam tarzı haline getiriyor. Ben içinde bulunduğun finansal hizmetler sektöründe bu gerçekle yaşıyorum.

Aynı anda hem pek çok projeyi yönetip hem günlük hayatı sorunsuz bir şeklide sürdürmeye çalışırken,  bir yandan da iş tarafından gelen yeni taleplerin baskısı altında kalmak biz BT profesyonellerinin aşina olduğu bir durum. Hatta artık taleplerin iş fonksiyonlarından gelmesini beklemek yerine BT ekiplerinin sürekli innovasyon yapması, şirketin vizyonunu şekillendirerek takip eden değil lider rolünde olması bekleniyor.

Hayatımıza devam edebilmek için bu gerçeği bir yaşam biçimi haline getirmeye çalışırken en çok zorlandığımız işlerden biri de kısıtlı ve değerli uzman kaynakların yönetilmesi. Her talebi kabul etmek işlerin söz verdiğimiz zamanda tamamlanmamasına neden olurken, her gelen talebi –süresiz-  bekletmek de iç müşterilerde dipsiz bir kuyuya taş atmışlık duygusu yaratıyor.

Projeler Gelin! Korkmuyoruz

Gelen yoğun proje talepleri karşısında ilk yapmaya ihtiyaç duyduğumuz şey elimizde yeterli kaynak bulunup bulunmadığını kontrol etmek. Böyle tek cümleyle ifade etmek kolay gibi…   Ama hepimiz bunun zorlu bir iş olduğunu biliyoruz. Benim proje yöneticisi olarak yaşadığım en büyük zorluklardan biri; kaynakların diğer proje ve günlük işlerden gelen iş yükleri nedeniyle proje planlarımızın sürekli sarkması. (Proje bazlı değil, matris bir organizasyondan söz ediyorum). Taahhüt verebilmek ve verdiği taahhütlere uymak için bir BT organizasyonunun yapması gereken en önemli iki iş :

1. Kaynaklarını doğru planlamak ve dengeli iş atamaları yapmak,

2. Kaynakların iş yüklerini görüp izleyebilmek,

3. En az sapmayla doğru efor tahminleri yapmaya çalışmak.

Eğer orta ve büyük ölçekli bir BT ekibi ile çalışıyorsanız bu iki işi hakkıyla yapabilmek için bir araç kullanmak gerekli.  Projelerde çalışan kaynakların herbir projeden gelen iş yüklerini görmek, buna göre atamaları yapabilmek için ortak bir çalışma platformu sağlayan pek çok başarılı yazılım var. Özellikle bankalar ve telekomünikasyon şirketlerinde yaygın olarak kullanılıyor.

Bu araçları kullanarak ileriye dönük kaynak planlamaları yapılabilirse, hemen başlaması mümkün olmayan projeler için muhtemel başlama tarihi, ya da hemen başlamak için ne kadar yeni kaynağa ihtiyaç duyulduğu iç müşteriye bildirilebilir.

Önce Hangi Proje?

Artık elimizdeki Bir BT Departmanı üzerine hızla gelen projeler sürüsünü nasıl karşılayacağına karar vermek için atması gereken ikinci adım ise (artık kaynaklarımızı doğru planladığımızı ve o an itibarı ile elimizde ne kadar uygun kaynak olduğunu bildiğimizi vrsayıyorum) projeleri seçmek ve öncelik vermek. Aslında bu süreç üst yönetimin de dahil olması gerken stratejik kararları içeriyor. Ocak Ayında yayınlanan “DOĞRU PROJE, DOĞRU YÖNETİM” başlıklı yazımda da bu konuya değinmiştim.

BT projelerinde –ki çoğunlukla yazılım projeleridir- yazılım ve donanıma yapılan finansal yatırım ve kullanılan dış kaynaklar genellikle projenin bütçesini oluşturur. Kodlamayı gerçekleştiren iç yazılım kaynağının eforu ise genellikle hesaba katılmaz. Sanki bu kaynaklar sınırsızca kullanılabilir ve hiçbir maliyeti yoktur. Oysa söz konusu kuruma ait değerli ve kısıtlı uzman kaynakları kullanırken de, hayata geçirilmek istenen projenin beklenen getirisini göz önüne almak gerekir.

Bunları yapmak söylemek kadar kolay değil. Emek, yatırım ve değişim gerektiriyor.

Emeğinizi doğru yatırımlara yönlendirerek değişimi gerçekleştirdiğini başarılı projeler diliyorum.

Saadet TEKEL, PMP

Nisan 2012

Author: Saadet TEKEL

İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi İngilizce bölümünden mezun oldu. Yüksek lisansını Marmara Üniversitesi Bankacılık ve Sigortacılık Enstitüsü-Sigortacılık Bölümünde yaptı. Yaklaşık 10 yıllık Pazarlama, Satış Destek ve Ar-Ge çalışmasından sonra bilgi teknolojileri alanına dikey geçiş yaptı. 2004 yılından itibaren çeşitli IT projelerinde iş analisti ve proje yöneticisi olarak görev aldı. 2009 yılında PMP sertifikasını alan yazarımız, PPM araçları konusunda da önemli deneyimlere sahiptir.

Bu yazıyı paylaş