DOĞRU PROJE, DOĞRU YÖNETİM

Gün geçtikçe rekabet şartları zorlaşıyor. Teknoloji geliştikçe iş yapış şekilleri ve ürünler de hızla değişiyor, şirketler ayakta kalmak için sürekli bir değişim çabasında. Üst düzey yöneticiler de stratejik hedeflerini gerçekleştirmek için doğru projelerin başarıyla tamamlanması gerektiğinin farkına varıyorlar. Yani artık sadece bir projeyi planlanan bütçe, takvim ve kapsam dahilinde başarıyla tamamlamak değil,  doğru projeyi yapmak da önemli.

Hangi Proje “Doğru Proje”?

Yürütülecek projelerin seçimi önemli. Kurumlar stratejileri doğrultusunda beklenen değerleri yaratan projeleri seçmek ve başarıyla tamamlamak zorunda. Hatta uzmanlar, yürütülen projelerin belli periyotlarla gözden geçirilip, hala stratejilerle uyumlu olup olmadığının izlenmesi gerektiğini belirtiyor ve hızla değişen şartlar sonucu artış stratejileri desteklemeyen bir proje varsa iptal edilmesini öneriyor. Kısıtlı kaynakları, en çok değeri yaratacak şekilde yönlendireceği “projeler portföyü”nü oluşturmak ve yönetmek “Portföy Yönetimi” yaklaşımı ihtiyacını daha belirgin hale getiriyor.

Bu kararı vermek üst yönetimin en zorlu görevlerinden biri. Öncelikle aday projelerin stratejilere sağlayacağı katkıların yani –beklenen getirilerin- belirlenmesi gerekiyor. Bu katkı oranı mümkün olduğu kadar spesifik olmalı. Yüksek, orta ve düşük etkinin strateji bazında değerleri tanımlanmalı.

Proje portföy seçimine destek olan yazılım araçları artık bu süreci oldukça kolaylaştırıyor.  Bazı araçlar, şirketin iş hedefleri önem sırası belirtilerek tanımlanabilmesine ve aday projelerin bu hedeflere katkısı ve kaynak ihtiyacı (bütçe ve efor) doğrultusunda analiz edilerek portföy seçiminin yapılmasına olanak sağlıyor.

Projeleri Doğru Yönetmek

Seçilen projelerin genel kabul görmüş süreçler, metod ve araçlar kullanılarak başarıyla yönetilmesi, harcanan eforların doğru sonuçları üretmesi için bir zorunluluk haline geldi.  Şirketler proje ve portföy yönetimi olgunluk düzeylerini artıracak şekilde süreçlerini ve organizasyonlarını yeniden düzenlemek zorundalar. Yakın geçmişe kadar bir “lüks” olarak görülürken, her geçen gün daha çok şirket proje ve program ofisleri kuruyor.

“Doğru” Sonuçların Takibi

Doğru proje seçimi ve doğru yönetim de beklenen sonucu elde etmek için yeterli değil. Proje yönetimi olgunluğunun ileri düzeyde olmasının en önemli göstergelerinden biri, projeler bittikten sonra da takibi bırakmamak. Stratejilerle uyumlu olduğu varsayımıyla portföye alınan ve başarıyla tamamlanan bir proje düşünelim. Hayata geçirilen projenin beklenen zamanda beklenen faydaları gerçekleştirip gerçekleştirmediği; yani iş sonuçları da takip edilmeli. Proje yönetimi olgunluk düzeyi yüksek şirketler, iş birimlerinin yürüttüğü projeler tamamlandıktan sonra da performansını takip edip ölçmeye başladı. Bu yaklaşımın sağladığı faydalardan biri de,  projeleri talep eden birimlerini taleplerini daha bilinçli ele almaya yönlendirmesi.
Artık üst düzey yöneticiler bu yaklaşımı benimsemeye daha açık ve bu eğilim biz proje yönetim profesyonelleri için ileriye dönük fırsatları artırıyor. Siz de şirketinizde bu değişim rüzgarlarını başlatmak istiyorsanız,  ilk adımları atmak için doğru bir zaman olabilir.

Saadet TEKEL, PMP
Şubat 2012

Author: Saadet TEKEL

İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi İngilizce bölümünden mezun oldu. Yüksek lisansını Marmara Üniversitesi Bankacılık ve Sigortacılık Enstitüsü-Sigortacılık Bölümünde yaptı. Yaklaşık 10 yıllık Pazarlama, Satış Destek ve Ar-Ge çalışmasından sonra bilgi teknolojileri alanına dikey geçiş yaptı. 2004 yılından itibaren çeşitli IT projelerinde iş analisti ve proje yöneticisi olarak görev aldı. 2009 yılında PMP sertifikasını alan yazarımız, PPM araçları konusunda da önemli deneyimlere sahiptir.

Bu yazıyı paylaş