AFET KOORDİNASYON PROJELERİ

23 Ekim’de Van’da yaşanan depremle hepimiz sarsıldık. Çok kısa sürede kurtarma ekipleri yardımlar afet bölgesine ulaşmaya başladı. Hatta yardımlar yağmaya başladı dersek daha doğru olur.

Bir yanda evini yakınlarını kaybeden, yaralanan, kurtarılmayı bekleyen depremzedeler, bir yanda bölgeye akın eden yardım kuruluşları, gönüllüler ve yardım kamyonları, kargolarla iletilen tonlarca yardım malzemesi toplanan yüklü para yardımları.

Medyadan takip ettiğim kadarı ile tüm resmi kurumlar, sivil toplum kuruluşları seferber olarak deprem mağdurlarına yardım için büyük bir gayret gösterdi. Ancak bu gayretler ne kadar etkili oldu? Bölgeye giden basın mensupları ve sivil gönüllülerin demeçlerinde ortak olarak belirttikleri nokta çalışmalarla ilgili organizasyon eksiklikleriydi. Yağmalanan yardım kamyonları, depolarda bozulan gıda malzemeleriyle ilgili haberleri üzüntüyle izledik.

Bütün bu para, malzeme, emek yardımlarının en etkin şekilde amacına ulaşması  ve afet bölgesinde hayat eskisi gibi olmasa da halkın temel ihtiyaçlarının medeni bir şekilde karşılanarak yaşamın devam etmesi için ne yapılmalı?  Gelişmeleri takip ederken aklıma hemen bu soru takıldı ve bu durumun nasıl yönetilmesi gerektiğini düşündüm.

Kurumsal Yapılanma

Halihazırda resmi kurumlar afet yönetimi için önemli aksiyonlar almış durumda.  Başbakanlığa bağlı faaliyet gösteren bir Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı (AFAD) var. Ayrıca belediyelere bağlı Afet Koordinasyon Merkezleri de görev yapıyor. Hatta Van depreminden sonra,  Türkiye Belediyeler Birliği bünyesinde bir afet koordinasyon merkezinin kurulması ve bu merkezin afet durumunda AFAD ile ve Kızılay gibi kurumlarla işbirliği yapması kararlaştırılmış.

Bir proje yöneticisi olarak ben bu tür büyük afetler sonrasında yapılan çalışmaların bir proje gibi ele alınıp proje metodolojisine uygun şekilde yönetilmesi gerektiğini düşünüyorum. Yıkım ve can kaybına neden olacak büyüklükteki deprem felaketlerinin ardından yapılacak çalışmalar için bir proje planı oluşturulmalı.

Afet Sonrası Koordinasyon “Projesi”
Böyle bir projenin yönetimi sırasında en zorlu konular Bütçe Yönetimi, İletişim Yönetimi ( Paydaşların Yönetimi), Satın Alma Yönetimi. Öyle çok paydaş var ki:  Vatandaşlar, belediyeler, afet koordinasyon merkezleri, basın, sivil toplum kuruluşları, yardım ulaştırmak isteyen özel kuruluşlar ve dış ülkeler ve tabii depremzedeler.  Üstelik hem kurtarma çalışmalarında hem de günlük yaşamın sürmesi için yapılacak çalışmalarda zamana karşı yarışmak gerekiyor. Belki projenin en önemli kısıtı zaman.

Bu kısıtlı zaman içinde hızla organize olabilmek için proje sponsoru ve yöneticileri, hangi işi kimin ne zaman nasıl ve hatta nerede yapması gerektiği her bir il için ayrı ayrı planlanmalı.  Yaşanan afetin türüne hatta yaşandığı mevsime göre değişik aksiyonları içeren proje planları yapılması gerekebilir.

Hatta bu büyük proje alt projelere ayrılarak farklı proje yöneticileri atanmalı (Arama-kurtarma projesi, yardım koordinasyon, saha çalışmaları, sağlık yardımları gibi).

  • • İletişim planı
  • • Bütçe yönetim planı
  • • Yardım toplama ve dağıtım planı

*Deprem çadırlarının nerede kim tarafından kurulacağı,
*Yardım malzemelerinin nereye iletileceği
*Nerede depolanacağı ve nasıl sınıflandırılacağı,
*İhtiyaç sahiplerinin nasıl tespit edileceği, depremzedelerin yardım başvurularının kim tarafından nasıl alınacağı ve hatta yardımın dağıtımının nasıl yapılacağı
*Paydaşlarla nasıl iletişim kurulacağı ve hangi bilgilerin paylaşılacağı,
*Deprem bölgesine yardım için gelen gönüllü kurtarma ekipleri, doktor, vatandaşlar ve medya mensuplarının nasıl koordine edileceği ve nerede barındırılacağı,
*Okulların zarar görmesi durumunda eğitime devam etmek için B planı
*Barınma ve diğer temel ihtiyaçlar giderilip günlük hayat rutinine oturunca geliştirilecek kalıcı çözümler

Ve yukarıdaki planın uygulanmasını engelleyen bir hasar oluştuysa uygulanacak B planları detaylı şekilde belirlenmeli ve basit talimatnameler şeklinde ilgililerle paylaşılmalı.

Bunlar proje planında yer alması gereken ve ilk etapta aklıma gelen çalışmalar. Bir televizyon haberinde dağıtılan yardım çadırlarını almak için soğukta gece borunca sıra bekleyen, başlarını sokacak bir sığınak için didinen depremzedeleri görünce bu planlama ve organizasyon ihtiyacı gözümde daha da belirginleşti.

Bütün bu çalışmalar bir proje olacaksa kapanışı neye göre yapılacak diyebilirsiniz. Bence afetsonrası  koordinasyon projesinin kapsamı; geçici de olsa temel ihtiyaçların karşılanıp afetzedelerin günlük yaşamlarını  insani koşullarda sürdürebilir bir duruma gelmesini sağlamaktır. Bu kapsam gerçekleştiğinde proje kapanıp uzun vadeli çözüm projelerine başlanabilir.

Detaylı afet projesi planlarının yapılması ama hiçbir zaman ihtiyaç duyulmayacak belgeler olarak dosyalarında beklemesi dilekleriyle bu aylık söyleyeceklerimi noktalamak istiyorum.

Saadet Tekel, PMP
Aralık 2011

Author: Saadet TEKEL

İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi İngilizce bölümünden mezun oldu. Yüksek lisansını Marmara Üniversitesi Bankacılık ve Sigortacılık Enstitüsü-Sigortacılık Bölümünde yaptı. Yaklaşık 10 yıllık Pazarlama, Satış Destek ve Ar-Ge çalışmasından sonra bilgi teknolojileri alanına dikey geçiş yaptı. 2004 yılından itibaren çeşitli IT projelerinde iş analisti ve proje yöneticisi olarak görev aldı. 2009 yılında PMP sertifikasını alan yazarımız, PPM araçları konusunda da önemli deneyimlere sahiptir.

Bu yazıyı paylaş