PROJELERDE KAPSAM YÖNETİMİ ve ÖNEMİ

Proje yönetimi bilgi alanların biri de kapsam yönetimidir. Gerekli olan tüm koşulların düzenli bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak için projelerde öncelikle kapsam yönetimi yapılması faydalı olmaktadır. Nihayetinde başarılı bir proje, kapsamını belirlenen niteliklerde, belirlenen zamanda ve hesaplanan maliyet sınırları içerisinde tamamlayabilen projedir.

Kapsam yönetimi, proje kapsamının nasıl tanımlanacağı, geliştirileceği, onaylanacağı ve iş kırılım yapısının nasıl oluşturulacağına ilişkin gerçekleşir. Kapsam yönetim planı , proje kapsamının ilgili ekip  tarafından nasıl yönetileceği ve kontrol edileceği konularında yol gösteren bir belgedir. Proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.
Proje Kapsam Yönetiminde yer alan adımlar  şunlardır;
•    PROJEYİ BAŞLATMA (Girdiler: Ürün Tanımı, Stratejik Plan, Tarihsel Bilgiler; Araç ve Teknikler:Proje Seçme Yöntemleri; Çıktılar:Proje Beratı, Proje Yöneticisi Atama, Kısıtlar, Kabuller)

•    KAPSAM PLANLAMA (Girdiler: Ürün Tanımı, Proje Beratı, Kısıtlar ve Kabuller; Araç ve Teknikler: Ürün Analizi, Fayda/Maliyet Analizi; Çıktılar: Kapsam Tanımı, Kapsam Yönetim Planı)

•    KAPSAM TANIMLAMA (Girdiler: Kapsam Tanımı, Kısıtlar, Varsayımlar; Araç ve Teknikler: İş Kırılım Yapısı Şablonları, Kapsam Tanımı Güncellemesi; Çıktılar: İş Kırılım Yapısı, Güncel Kapsam Dokümanı)

•    KAPSAM DOĞRULAMA (Girdiler: İş Sonuçları, İş Kırılım Yapısı, Ürün Dokümanları, Proje Planı, Kapsam Tanımı; Araç ve Teknikler: Denetimler, Çıktılar: Resmi Kapsam Kabulü)

•    KAPSAM DEĞİŞİKLİK KONTROLÜ (Girdiler: İş Kırılım Yapısı, Kapsam Yönetim Planı, Değişiklik İstekleri; Araç ve Teknikler: Performans Ölçümleri, Ek Planlama; Çıktılar: Kapsam Değişiklikleri, Öğrenilen Dersler, Düzeltilmiş Temel Plan)

Projenin belli bir anında kapsam daraltılmasına gidilebilir. Yapılan bu değişiklik proje kalitesinde olumlu/olumsuz bir etkiye sebebiyet verebilir. Ancak yine de , kapsamı geniş tutup zamanında projeyi bitirmek  adına kalitesiz bir şey yapmaktansa, daha dar kapsamlı fakat kalite kriterlerinden ödün verilmemiş bir proje çok daha başarılı görülecektir.

Proje kapsamı bir projenin en temel bilgi alanı olması nedeniyle ,kapsam yönetimi sırasında atanan Proje Yöneticisinin müşteri ile belli dönemlerde konuşması faydalı olmaktadır. Burada iletişim çok büyük önem taşımaktadır. Çünkü eğer Proje Yöneticisi müşteriye haber vermeden kapsam daraltmasına giderse müşteri gözündeki algı ürünün kalitesinden feragat edildiği yönünde olacaktır.Bu tür bir algı da proje kalitesinde olumsuz bir etkiye sebebiyet verir.

Enise Nurtaç ATEŞ
Mart 2011

Author: Enise Nurtaç ATEŞ

Bu yazıyı paylaş