PROJE YÖNETİM OFİSLERİ (PYO):

Son dönemlerde Proje Yönetim Ofislerinin (PYO) proje yönetimi özelliği adına önem kazandığını ve denenmişliklerle birlikte birçok şirkette kurulmaya başlandığını görmekteyiz. Bununla birlikte proje yönetimi ofislerinin organizasyonel yapıları ve fonksiyonları üzerinde halen tam anlamıyla bir görüş birliği olmadığı belirtilmektedir.

2007 yılında Kanadalı akademisyen Dr. Brian Hobbs tarafından gerçekleştirilen ve dünya çapında 500 büyük firmanın proje yönetim ofisleri ile yapılmış bir anketin sonuçlarına dayanan araştırma sonuçları şunları göstermektedir;
* PYO, Stratejik yönetim /kuruma ait projelerin performansını gözlemleme ve kontrol etme/proje yönetimi yetkinliklerini ve metodolojilerini geliştirme amaçlı kuruluyor.
* PYO, bir bölüme ait projelerin tamamını ya da tüm projelerin çok büyük bir bölümünün yönetimini üstleniyor .
* PYO’lerinin üstlendiği roller ve işlevler çok değişken.
* Birçok fonksiyonun talep edildiği PYO’lerinde proje yöneticisi dışındaki personel sayısı yeterli değil.
* PYO performansında “yetkinlik”  çok önemli bir yer tutuyor.
* PYO’lerin bazı fonksiyonları pahalı ve yararsız olarak algılanıyor.
* Bölgesel, sektörel, organizasyonel, kamu veya özel sektör PYO açısından sistematik bir farklılık bulunmuyor.
* PYO’lerinin kurum içi direnç ve fonksiyonlarının tam olarak algılanamayışı gibi nedenlerden dolayı kurumlara değer kattığı yönünde kesin bir fikir birliği yok. Değeri tam olarak anlaşılamadan kapanması olası görünüyor. Bu durumda ya kapatılıyor veya kurum bünyesine uygun olarak yeniden yapılandırılıyor.

Özellikle PYO’lerin üstlendiği roller ve işlevlerin çok değişken olduğunu ele alırsak aynı araştırma sonucunda şunu görmekteyiz;,
* günümüz PYO, %80 oranında projelerin ne aşamada olduğu bilgisini üst yönetime raporlamak görevini üstlenmekte.
* yaklaşık aynı oranda (%75) standart bir metodolojinin geliştirilmesi  veya uyarlanması  işlevi ile karşımıza çıkmakta.
* proje performansının izlenmesi,
* belli periyodlarda kontrolü,
* proje bilgi sisteminin kurulması ve işletilmesi,
* projeler için değerlendirme sistemi geliştirilmesi ve uygulanması ,
* proje yöneticilerine rehberlik edilmesi,
* yeni proje/programların belirlenmesi, önceliklendirilmesi ve yönetilmesi,
* proje belgelerinin saklanması gibi işlevlerle de kurum içi faaliyetlerine devam etmektedir.

Enise Nurtaç ATEŞ

Author: Enise Nurtaç ATEŞ

Bu yazıyı paylaş